Gérer l’agenda de son supérieur

, par Secretaire-inc.

Gérer la routine de son supérieur demande beaucoup d’organisation, explique le site Kalligo. Voici trois conseils à garder en mémoire pour être une secrétaire au top.

La routine

Pour organiser l’agenda de votre supérieur, il vous faut bien le connaître. Commencez toujours par organiser son agenda en fonction de ses habitudes. Il faut maîtriser sa routine comme si elle était la vôtre. N’hésitez pas à mettre des couleurs en fonction des priorités, à classer les tâches selon des catégories (loisirs, rendez-vous…) Ainsi, vous serez mieux organisée et apte à répondre à ses demandes.

Un emploi pour vous?

La prise de rendez-vous

Vous serez parfois amenée à préparer ses rendez-vous. Dans ce cas, il vous faut avoir toutes les informations utiles pour sa réunion, à savoir les documents, les dossiers…

La précision est également très importante. Lorsque vous prenez un rendez-vous, n’oubliez pas de noter le nom de l’entreprise, du visiteur ou du collaborateur, le motif de la réunion, l’heure…

Il est important de toujours laisser quelques minutes entre les rendez-vous. Votre supérieur ne doit pas se sentir étouffer entre ses réunions et ses rencontres. Cela évite également du retard de sa part.

Garder un œil sur le temps

Vous ne devez jamais oublier que vous êtes la tête pensante de votre supérieur. Il compte généralement sur vous.

C’est donc à vous de lui rappeler ses tâches, de regarder l’heure pour lui en fonction de ses rendez-vous, de lui dire s’il est capable de rencontrer quelqu’un, s’il aura le temps de se rendre à une réunion… Bref, sans vous il ne s’en sort pas.

Alors, à vos agendas!



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