L’ABC de la conférence téléphonique

, par Catherine Lemire.

La conférence téléphonique fait partie du quotidien. L’adjointe doit cependant veiller au grain pour que tout se passe bien. Tant de petits pépins peuvent survenir… Conseils pour une conférence parfaite.

Beaucoup de gestionnaires ont à leur agenda au moins une conférence téléphonique quotidienne. Quand ce n’est pas plus. Pour les adjointes, c’est un peu délicat à organiser. Différents  de pépins peuvent faire obstacle : l’un se trompe de numéro de téléphone, l’autre a perdu son NIP… ou un ennui technique arrive, et rien ne va plus. Comment s’assurer que tout se déroulera à la perfection chaque fois ? Voici les conseils de Practically Perfect PA.

Planifier l’appel

Un emploi pour vous?

Trouvez un moment qui convient à tous les participants. En premier lieu, voyez quel moment de la journée sera le mieux pour votre gestionnaire. Il devra se concentrer durant cette conférence. Quand est-il le plus concentré? Le matin, avant le dîner? Ensuite, assurez-vous que les autres participants sont disponibles. Offrez-leur des plages horaires qui conviennent à votre gestionnaire.

Considérer cette conférence avec la même attention qu’une réunion

En fait, la conférence téléphonique nécessite plus d’organisation qu’une réunion. Cependant, les fondements sont les mêmes. Prévoyez un ordre du jour. Distribuez-le. Assurez-vous que tous les participants ont en main la documentation nécessaire.

Envoyer des instructions claires

C’est fascinant de constater à quel point les gens ne lisent pas les instructions d’une conférence téléphonique! Rédigez-les le plus simplement possible. Ajoutez-y toutes les instructions pour la conférence en tant que telle. Assurez-vous que tout le monde sait que c’est un appel, pas une réunion en personne. Demandez aux participants de confirmer leur présence.

Prévoir un plan d’urgence

Pour chaque conférence téléphonique, vous devez prévoir un plan d’urgence. Vous pouvez, par exemple, donner votre numéro de téléphone portable et demander à ceux qui ont un problème de vous texter afin que vous puissiez leur venir en aide.

Désigner un président de conférence

Encore plus que pour une réunion en personne, la conférence téléphonique peut devenir rapidement chaotique. Tout le monde parle en même temps, on ne voit pas le langage corporel permettant de savoir qu’un autre va s’exprimer, etc. Ce président devrait être le cadre ou l’employé le plus expérimenté. Assurez-vous que son nom et sa fonction soient indiqués dans les instructions de la conférence téléphonique.

Réservez une salle

Si plusieurs participants se trouvent au même endroit, réservez une salle pour que ceux-ci soient réunis. Ces renseignements doivent aussi être inscrits dans les instructions.

Réduire le bruit de fond

Avec tous les participants téléphonant de différents appareils, dont certains portables, vous ne pouvez pas contrôler la qualité sonore. Cependant, vous pouvez contrôler ce qui se trouve près de vous. Votre gestionnaire devrait être le plus près possible d’un appareil de qualité supérieure dans un environnement le moins bruyant possible.

 



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