L’ABC des piles de dossiers à classer

, par Secretaire-inc.

Bien ordonner son espace de travail est toujours la clé du travail bien fait.

Sur son blogue S’organiser, c’est facile, Laurence Einfalt nous éclaire à ce sujet en donnant ses trucs pour mieux gérer les piles de documents qui encombrent beaucoup trop souvent notre bureau et, par ricochet, notre vie entière!

La blogueuse propose de mettre de l’ordre dans nos documents de la gauche vers la droite. Elle suggère de faire quatre piles soigneusement classées. Mode d’emploi.

Un emploi pour vous?

Pile 1 : Le débarcadère

C’est à cet endroit que vous pouvez mettre tous les papiers qui arrivent sur votre bureau. Cette pile contient de tout : catalogues, factures, etc. C’est en quelque sorte la piste d’atterrissage, l’étape obligatoire préclassement.

Pile 2 : Les lus

Chacun des documents que vous avez lus doit s’y retrouver. Vous devez aussi y mettre ceux pour lesquels une décision a été prise. N’oubliez pas de les annoter.

Pile 3 : Les patients

Cette pile contient des documents qui ont besoin de l’action d’un tiers. Vous attendez une réponse de la part de quelqu’un? Vous devez attendre qu’un collègue ou votre patron prenne une décision avant de savoir quoi faire? Voilà ce à quoi sert cette pile.

Pile 4 : La désormais trop célèbre «À classer»

Personne ne peut y échapper! Le principal défi est de ne pas tout mettre dans cette pile. Ne vous en faites pas si vous avez énormément de documents à classer, l’essentiel est de passer à l’action pas à pas. Assurez-vous par ailleurs de ne pas mêler vos piles…

Vous pouvez évidemment aussi vous débarrasser de vos documents inutiles en les mettant dans le bac de recyclage. Mais, attention, ne lésinez pas avec la sécurité et détruisez tous ceux qui contiennent des informations confidentielles ou sensibles…



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