L’art de rédiger un compte rendu concluant

, par Catherine Lemire.

À la suite d’une réunion, vous avez la grande responsabilité de rédiger le document qui officialisera ce qui s’y est dit et les décisions qui y ont été prises. Selon la nature de la réunion et les besoins de ceux qui le liront, le compte rendu se décline en trois types : le procès-verbal, le compte rendu synthétique et le relevé des décisions.

Les différents types de comptes rendus

Le procès-verbal est associé aux réunions de grande importance comme l’assemblée générale, le conseil d’administration ou le conseil d’établissement. Généralement assez long, il doit être détaillé et précis, très fidèle à la réalité. Tous les participants doivent pouvoir y retrouver leurs propos. C’est la représentation écrite complète de la réunion, dans l’ordre exact de son déroulement.

Un emploi pour vous?

Le compte rendu synthétique est plus souple que le rigide procès-verbal. Il n’a pas à rapporter à la lettre les propos de tous. Vous devez y inscrire les grandes lignes de ce qui a été dit, l’essentiel correspondant à chacun des points de l’ordre du jour.

Pour sa part, le relevé de décision se présente sous forme de tableau et ne rapporte que les décisions. Il peut être annexé à un procès-verbal.

L’efficacité

Un bon compte rendu est représentatif de la réunion : on n’y ajoute rien, on n’y supprime rien, on n’interprète pas les faits.

Vous devez tout écrire : si vous sélectionnez les informations, vous biaisez le compte rendu. Vous devez vous assurer de son entière objectivité. Le procès-verbal doit respecter à la lettre le contenu entier de la réunion, tandis que le compte rendu sera fidèle au sens de ce qui aura été dit.

La rédaction doit être structurée afin de faciliter la recherche d’information. Si aucun ordre du jour ne peut être utilisé comme squelette au texte, vous devez déterminer un plan.

L’information doit être claire et facile à comprendre.

Le niveau rédactionnel sera déterminé par l’usage et les destinataires. S’il est prévu que des clients le liront, le texte devra être plus soigné, tandis qu’une liste à puces pourra être suffisante dans le cas d’un usage exclusivement interne.

Cela dit, il est toujours plus agréable pour le lecteur de lire des idées reliées entre elles. Le temps disponible pour la rédaction et l’utilisation du document seront les éléments qui détermineront le soin à porter à sa rédaction.



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