Le guide de survie de la gestion d’agenda

, par Catherine Lemire.

La gestion de l’agenda ne se limite pas à inscrire les multiples rendez-vous de votre gestionnaire au calendrier. Vous devez vous assurer du contenu qui sera discuté lors de ces réunions et préparer les documents qui s’y rattachent. Vous devez calculer le temps de transport d’un endroit à l’autre et planifier le temps passé à l’extérieur des rencontres. Ces pièces de casse-têtes sont en constante mouvance : plusieurs intervenants entrent en jeu. Bref, ça gruge beaucoup de temps. Voici un guide de survie, inspiré de Practically Perfect PA.

Les incontournables

Les assistantes devraient gérer tout l’agenda de leur gestionnaire, en avoir le plein contrôle. Dans un monde idéal, votre patron ne peut rien y changer sans passer par vous. S’il prévoit une rencontre, avant d’assurer sa présence, il devrait toujours valider sa disponibilité auprès de vous. Vous devez être au courant de tout ce qui touche l’agenda, y compris les annulations et les changements d’horaire.

Un emploi pour vous?

La gestion efficace

Chaque assistante a développé sa façon personnelle de gérer l’agenda de son gestionnaire. Bien sûr, personne ne réinvente la roue et certains éléments se trouvent dans la manière de procéder de tout le monde. Cela dit, la façon de travailler doit avant tout répondre au besoin du gestionnaire. De prime abord, l’agenda et sa bonne gestion reposent sur la communication. Dès les premiers jours en poste, la secrétaire doit obligatoirement poser cette question essentielle : « Comment organisez-vous votre agenda et comment voulez-vous que vos rencontres soient planifiées? » Si vous avez sauté cette étape au début de l’emploi, vous devez vous reprendre dès que l’occasion se présente. Discutez de la manière avec laquelle vous gérer son agenda, les changements que vous voulez y apporter et s’il souhaite que l’organisation soit différente. Après avoir obtenu le plein contrôle de l’agenda, vous devez l’organiser efficacement. C’est primordial de tenir compte de l’horloge biologique de votre gestionnaire. Est-il matinal? Est-il moins efficace tout juste après le dîner? Un bon moyen pour l’évaluer, c’est d’observer ses besoins en caféine.

Trucs pratiques
* Pour les rencontres qui se répètent, ne les prévoyez jamais plus de six mois d’avance. Surveillez si elles changent souvent de case horaire, si elles sont régulièrement annulées, etc. Veillez à ce qu’elles soient toujours pertinentes et efficaces. La fréquence devrait-elle changer? Une conférence téléphonique peut-elle remplacer la rencontre?
* Ne supprimez jamais une réunion récurrente. Cette action supprimerait toutes les réunions qui ont eu lieu. Vous devez parfois en garder trace. Au lieu de l’annuler, changer la date de fin de la récurrence.
* On vous demandera souvent d’ajouter une rencontre qui n’est pas encore confirmée. Assurez-vous de garder une note vous rappelant de la confirmer ou de la supprimer.
* Avant d’ajouter une réunion, vérifier ce qui est prévu à l’agenda avant et après la rencontre. Est-ce que votre patron pourra y exceller ou s’il sera préoccupé par autre chose?
* Utilisez un code de couleur pour absolument tout identifier : même le temps de lecture des courriels, les anniversaires et les heures de lunch.
* Les études démontrent que si une tâche est inscrite à l’agenda, elle aura 75 % de chance de plus d’être exécutée que si elle n’y est pas. Inscrivez-y tout.
* Si vous avez deux écrans, réservez-en un à l’agenda de votre patron. Il doit y apparaître en tout temps.
* Toutes les entrées au calendrier devraient contenir un minimum d’information comme
** La date, l’heure, le lieu
** Les personnes présentes
** Le but de la rencontre
** Les dossiers et papiers rattachés
** Type de rencontre (conférence téléphonique, durant le lunch, en salle de réunion)

Toutes les décisions que vous prenez en ce qui concerne l’agenda devraient être définitives et prises en ayant à cœur le temps précieux de votre patron.



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