Les 10 commandements du courriel professionnel!

, par Theodora Navarro.

L’essentiel des communications se fait aujourd’hui par courriel. Et cela demande des règles d’usage différentes de la communication en face-à-face ou par téléphone. Impossible parfois de deviner le ton employé ou les sous-entendus, le courriel a changé les codes de la communication moderne. Quelles sont les règles à suivre pour se faire comprendre et ne provoquer aucun malentendu? Myriam Balerio, assistante, récapitule les 10 commandements du courriel professionnel.

1) De saluer, tu n’oublieras pas. Même si vous êtes pressée, tout nouveau message doit commencer par un « bonjour », si possible assorti du prénom ou du nom de votre interlocuteur, c’est indispensable.

2) Ton but, tu mentionneras. Quel est l’objet de votre message ? Votre but doit être clair dès la première ligne : « Je vous écris pour connaître vos disponibilités… »

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3) Des mots forts, tu utiliseras… mais avec parcimonie. « Urgent », « indispensable », « primordial » sont autant de termes qui vont souligner l’urgence de votre demande. Ils sont utiles car ils vont attirer l’attention de votre lecteur, mais sont à utiliser avec parcimonie, au risque, sinon, de produire l’effet inverse!

4) Les points d’exclamation, tu éviteras. Les points d’exclamation sont souvent perçus agressivement. S’ils sont pour vous une façon de montrer votre enthousiasme, ils pourraient être lus comme une manière de donner un ordre, par exemple.

5) De la simplicité, tu abuseras. Inutile d’utiliser des mots compliqués, de paraphraser. Allez droit au but!

6) Les majuscules, tu fuiras. Rien de pire qu’une personne qui écrit certains mots en majuscules. Avez-vous déjà reçu un message écrit ainsi par erreur ? On a immédiatement envie de demander à la personne : « Attends, pourquoi me cries-tu dessus? »

7) Ton humeur, tu ne laisseras pas transparaître. Le plus compliqué, avec les courriels, est d’adopter un ton mesuré. Vous voudriez apparaître respectueuse et sympathique, plutôt qu’exigeante ou agressive. Faites attention à ne pas utiliser le sarcasme ou l’ironie. Prenez garde également à l’humour, une ”joke” pourrait être mal comprise.

8) Ton message, tu personnaliseras. Si vous connaissez votre interlocuteur, n’hésitez pas à personnaliser votre courriel avec un « j’ai su que tu étais absente la semaine dernière, j’espère que tu te sens mieux. » ou « As-tu passé une bonne fin de semaine ? ». Bref, des petits mots généraux, mais qui soulignent votre intérêt pour la personne.

9) La copie carbone, tu essaieras. Envoyer un message à plusieurs personnes en CC est une bonne façon de montrer que vous vous adressez à un groupe. Vous voulez envoyer le même message à des personnes qui ne se connaissent pas et n’ont pas d’intérêt à se connaître? Utilisez la copie cachée.

10) Ton courriel, tu reliras. La dernière étape, c’est la relecture. Peut-être que votre interlocuteur ne sait pas conjuguer le subjonctif, mais dans le doute, mieux vaut vous relire attentivement et vérifier vos conjugaisons en quelques clics. Si vous tombiez sur un as de l’orthographe, il pourrait être particulièrement irrité par de telles fautes et avoir l’impression que vous lui manquez de respect.



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