Les 8 règles d’or d’un courriel professionnel

, par Therese Garceau.

Je courielle, tu courielles, nous courriellons… Si le courriel n’a plus de secret pour personne depuis belle lurette, il faut admettre qu’on est souvent tentés de couper court et d’escamoter certaines règles qui sont pourtant élémentaires à respecter dans nos communications électroniques.

Contrairement à une conversation en personne ou téléphonique, le message courriel ne permet pas au destinataire de saisir toutes les subtilités que la voix et, surtout, une rencontre en face-à-face peuvent laisser filtrer. Un détail qui pourtant fait toute la différence s’il n’est pas tenu en compte. Que faut-il donc faire pour rédiger un message courriel dans la quintessence de l’art? Voici un petit rappel inspiré de themuse.com sur la question :

1. Toujours professionnelle. Vous devez envoyer votre CV pour le poste de rêve que vous attendiez? Pas question d’utiliser l’adresse courriel du bureau. Non plus qu’une adresse perso douteuse, du genre grosbébélala@hotmail.com. Gardez ça pour les communications privées.
2. Pas de coup de tête. Il peut vous arriver de recevoir un courriel incisif de la part de votre patron, d’un client ou d’une collègue. Vous savez ce genre de message qui fait monter la moutarde au nez? Surtout évitez d’y répondre du tac au tac. Éloignez-vous de l’ordinateur quelques minutes pour laisser retomber la poussière et de ne pas écrire des choses que vous pourriez regretter.
3. Un début et une fin. Ouvrez et fermez toujours votre courriel par des salutations d’usage. Ajoutez le nom de famille du destinataire pour personnaliser votre message. Un « Bonjour Monsieur Tremblay » est plus adapté et chaleureux qu’une formule générique du genre Monsieur, Madame. Avec les collègues, commencez toujours votre message en les saluant par leur prénom. Votre message sera plus complet, professionnel et agréable à lire.
4. L’objet de votre message. Essentiel. N’envoyez jamais un message courriel sans objet. Un point c’est tout.
5. Au bon moment. Le « timing » est un aspect important dont il faut tenir compte dans les communications par courriel. Répondez à vos messages aussitôt que vous êtes en mesure de le faire. Ne laissez pas les gens indûment dans l’attente.
6. Donnez-vous du temps. Si vous devez réfléchir, analyser ou vérifier certains éléments avant de répondre à un message, assurez-vous de prendre le temps qu’il vous faut pour fournir une réponse complète et adéquate. Conseil : plus votre réponse est rapide et plus elle doit être courte et inversement.
7. Sans faute. Ce n’est pas parce que vous répondez à une collègue ou à un gestionnaire à l’interne que vous ne devez pas soigner votre orthographe et respecter les règles de grammaire. Prenez soin de toujours réviser tout le contenu de votre courriel avant de l’envoyer, ce qui inclut l’objet, les salutations, le corps et la signature du message.
8. La modération a bien meilleur goût. Oubliez les mots ou les phrases complètes en majuscules qui peuvent donner l’impression que vous criez. Il est possible de mettre en gras certains mots ou passages importants que vous souhaitez mettre en lumière, mais évitez d’en mettre trop.

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