Les 9 pires défauts qu’une secrétaire ne doit pas avoir

, par Louise Proulx.

Si vous reconnaissez un de vos mauvais plis dans cet article, c’est peut-être que vous n’avez pas choisi le bon métier.

Une secrétaire avare de son énergie et de son temps, qui fait des erreurs et qui n’est pas fiable, nous en avons tous déjà rencontré une ou deux. Si vous ne voulez pas être cette adjointe antipathique et nuisible, vous devriez évitez ces 9 attitudes.

1. Manquer de courtoisie

Un emploi pour vous?

La secrétaire ne doit jamais oublier qu’elle parle au nom de l’entreprise, qu’elle en est l’image. Si vous avez l’air bête, vous manquez cruellement à votre éthique professionnelle.  Par conséquent, lorsque vous répondez au téléphone à votre poste ou que vous accueillez un visiteur, il est important de faire preuve de promptitude, de considération et d’amabilité envers l’interlocuteur.

2. Être retardataire

Vous pensez qu’arriver cinq minutes en retard au bureau ou être la dernière arrivée à la salle de conférence pour la réunion n’est pas très grave? Erreur. C’est grave et tout le monde le remarque. Bien entendu, certaines circonstances particulières peuvent expliquer votre retard. Une ou deux fois. Pas plus. Les personnes retardataires sont perçues comme égocentriques. Respectez votre horaire.

3. Manque d’organisation

Rien n’est pire pour son image d’adjointe que d’oublier d’inscrire un rendez-vous à l’agenda, que de ne pas être capable de discerner les tâches importantes des tâches urgentes ou que d’avoir un bureau rempli de paperasse pêle-mêle. Mettez de l’ordre dans vos affaires, sinon, vous ne ferez pas long feu dans le métier.

4. Manque de préparation avant une réunion

Pour qu’une réunion soit efficace, les personnes y assistant doivent être préparées et connaître leur sujet. Rien n’est plus déplaisant pour quelqu’un de prêt que de discuter avec un autre qui n’a pas de réponses claires à donner et qui cherche dans ses notes. Tout le monde perd son temps. Soyez à votre affaire et sachez où vous en êtes.

5. Ne pas répondre rapidement aux courriels

La personne qui vous écrit s’attend à une réponse. Si vous n’avez pas l’information sous la main, répondez au moins que vous avez reçu sa demande et que vous lui reviendrez sous peu avec l’information demandée. La norme est de répondre dans les 24 heures suivant la réception du courriel.

6. Ne pas tenir ses promesses

Chose promise, chose due. Une adjointe qui ne respecte pas les délais fait piètre figure. Livrez la marchandis. À moins que vous ayez envie d’avoir une image d’incapable?

7. Oublier des détails

Votre gestionnaire compte sur vous pour le soutenir dans son travail. Il vous voue une confiance absolue. Ne le décevez pas en faisant fi des détails importants, et ce, dans toutes les facettes de votre poste. Prenez des notes, révisez-les, vérifiez et contre-vérifiez.

8. Commettre de graves erreurs évitables

Commettez une erreur une fois, elle vous sera pardonnée. Répétez-la et personne ne sera là pour vous épauler. Si l’on accepte aisément les erreurs commises à cause d’un manque d’information, personne ne tolère la sottise.

9. N’avoir aucun désir d’apprendre

Si vous avez envie d’une vie au long fleuve tranquille, changez de métier. Si l’est une profession qui est en constante évolution, c’est bien la vôtre. Une adjointe doit faire preuve de courage et de détermination pour affronter les nombreux changements qui marqueront le cours de sa carrière.



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