Les astuces pour optimiser son temps

, par Secretaire-inc.

Il y a de plus en plus de professionnelles qui consacrent leurs énergies à conseiller les nouvelles secrétaires sur les erreurs à éviter pour être plus efficace. Pour le site assistanteplus, il est impératif, de revoir son organisation et adopter les meilleurs réflexes pour être une parfaite secrétaire.

Organiser son agenda

C’est votre plus grand allié, ne vous en séparez jamais. Pour qu’il vous soit d’un véritable apport, il ne faut surtout pas le surcharger. Essayer plutôt de vous ménager des plages vides pour avoir un créneau de libre.

Un emploi pour vous?

Il vous sera utile pour gérer les urgences et les imprévus. Il faut aussi veiller à toujours avoir votre agenda sur soi. Que ce soit via votre téléphone portable ou en version papier, vous éviterez ainsi d’avoir à reconfirmer ultérieurement un rendez-vous pris à l’extérieur.

Bannir l’ajournement

Vous avez tendance à remettre au lendemain des tâches que vous auriez pourtant le temps de faire ? Il faut oublier cette façon de faire. Pour vous remotiver, adoptez la technique des 5 minutes.

Si certaines tâches à accomplir vous paraissent insurmontables et que vous ne cessez de les remettre à plus tard, listez ces missions dans un cahier et imposez-vous d’y accorder 5 minutes dans la journée.

Il s’agit d’un laps de temps assez court pour que vous vous y teniez. Ainsi, une fois la mission commencée, vous aurez la motivation pour vous y tenir plus de 5 minutes et bien avancer dans votre travail.

Le fameux bureau

Il n y a rien de pire qu’un bureau désordonné pour vous convaincre que vous êtes débordée. En plus de donner une mauvaise image aux autres, vous vous donner aussi, toutes les occasions de rendre votre travail chaotique.

Adoptez des rangements fonctionnels : dossiers suspendus pour les documents à classer, range-documents pour ceux disposés sur votre bureau. De plus en plus de secrétaires optent pour un principe de classement simple: les dossiers que vous êtes amenée à consulter souvent doivent être proches de vous. À l’inverse, éloignez ceux que vous n’ouvrez que rarement ou jamais.



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