Les outils numériques : générateurs d’efficacité ou de perte de temps?

, par Catherine Lemire.

Si l’ère du numérique a augmenté notre rapidité d’exécution, elle fournit aussi son lot de distraction. Voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti.

La technologie a augmenté grandement notre efficacité au travail. Cependant, en tout temps, notre ordinateur, notre tablette ou notre téléphone nous ramène à l’ordre : notifications, courriels, réseaux sociaux, etc. Une série de petites alertes fait dévier notre concentration et parfois, nous fait perdre le fil ou errer durant de longues minutes.

Chaque avantage a son inconvénient. Le Blog de l’efficacité professionnelle propose quelques moyens pour en tirer le meilleur profit.

Un emploi pour vous?

Choisir son rythme

Prévoyez vos périodes de concentration et de distraction. Permettez-vous d’aller consulter vos courriels et vos notifications après une durée fixe de travail concentré. Par exemple, vous décidez de vous couper de toute distraction afin de terminer un dossier durant 45 minutes. Ensuite, vous prenez 5 à 10 minutes pour les autres petites choses.

Certains plug-ins, comme Productivity Owl, peuvent gérer votre temps. Vous décidez vos paramètres et votre temps passé sur tel ou tel site est chronométré. Un coup le temps alloué atteint, vous ne pourrez plus le consulter avant le lendemain.

L’application ShutApp, quant à elle, vous félicite pour vos périodes de concentration.

Établir les priorités

Évidemment, l’agenda électronique est un incontournable. Sa version moderne est partagée avec les collègues. Cependant, il ne tient pas compte des priorités. L’application Priority Matrix le fait. Vous pouvez personnaliser les paramètres afin de mieux refléter votre réalité. Les tâches sont classées selon leur urgence. Différentes applications existent pour les listes de tâches, mais un bon vieux fichier Excel bien organisé fait toujours l’affaire.

Travailler à distance

Vous devez vous concentrer ? Isolez-vous. La meilleure façon est bien souvent de rester chez vous. Le télétravail n’aura jamais été plus facile qu’aujourd’hui. De plus, les rencontres peuvent se faire par Skype, FaceTime, Link, etc. Vous pouvez discuter avec vos collègues tout en présentant des documents.

Partager avec l’équipe

De plus en plus d’outils de collaboration se développent. On pense à GoogleDrive, entre autres, qui permet à plusieurs personnes de travailler conjointement sur un document.

À des fins de remue-méninges ou de collecte d’information, les murs numériques Padlet et Mindmeister sont recommandés.

Enfin, pour la gestion d’équipe, l’attribution de tâches et leur suivi, Trello vous donnera un bon coup de pouce.



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