L’étiquette professionnelle d’une adjointe direction

, par Louise Proulx.

L’adjointe de direction porte de nombreuses responsabilités sur ses épaules, dont celle d’être professionnelle jusqu’au bout des ongles, non seulement avec son supérieur immédiat, mais aussi avec toute l’équipe de directeurs.

En tant qu’adjointe exécutive, vous interagissez avec l’équipe de direction tous les jours, voire toutes les heures. Vous devez communiquer par courriel, par téléphone ou en réunion avec votre gestionnaire, bien sûr, mais aussi fort probablement avec les autres directeurs et hauts dirigeants de l’organisation. Cela peut être intimidant d’avoir à travailler avec tout ce beau monde, surtout s’ils ont un caractère difficile ou s’il sont très exigeants.

Dans un billet publié sur le sujet, Assistant Edge raconte l’histoire d’une adjointe travaillant avec un conseil d’administration d’une entreprise qui parlait avec les membres du conseil comme elle aurait parlé à n’importe qui. Ces derniers n’ont pas apprécié être nommés « Mon chéri » ou « Mon beau». Même si elle était très compétente dans son travail, l’équipe de direction, qui n’appréciait pas sa façon de communiquer, l’a mise à pied.

Un emploi pour vous?

Une adjointe, contrairement aux autres collaborateurs qui travaillent avec l’équipe de direction, doit suivre une étiquette et des règles particulières. Et ce n’est pas si facile pour elle, surtout si elle a une personnalité forte.

Pourtant, entretenir de bonnes relations de travail avec toute l’équipe de direction est absolument essentielle. C’est une relation qui doit être prise au sérieux.

Voici l’étiquette à suivre pour s’assurer de faire un travail impeccable qui sera apprécié de tous :

  • Même si vous vous sentez stressée, tâchez de toujours paraître calme et en contrôle de la situation.
  • C’est bien de faire des blagues avec le comité exécutif, mais attention, si vous ne connaissez pas très bien les membres, attendez que la première blague vienne d’eux. En attendant, souriez et restez polie.
  • Les membres dirigeants peuvent avoir tendance à vous faire toutes sortes de requêtes. Cela peut parfois être frustrant, surtout si vous êtes occupée à faire autre chose. On vous demande d’aller chercher des tasses de café pour la réunion? Vaut mieux le faire, et ce, parce que ce sont les membres de l’équipe de dirigeants qui le demandent. Vous n’avez aucunement à le faire pour les autres employés.
  • Si vous êtes en train de travailler sur une tâche urgente pour votre supérieur immédiat et qu’un autre directeur vous demande de faire quelque chose, dites-lui que vous le ferez dès que vous en aurez la chance. S’il s’agit d’une demande déraisonnable, expliquez calmement pourquoi vous ne pouvez pas faire ce qu’il demande. Proposer une autre solution est toujours une bonne idée.
  • Vous pouvez toujours offrir de supporter d’autres directeurs durant les vacances de leur propre adjointe, par exemple. C’est une bonne façon de mieux les connaître et d’être plus informée des autres aspects de l’organisation.
  • La confidentialité est la clé pour assurer un travail efficace avec toute l’équipe de direction. Aussi, évitez de participer aux commérages. Il ne faudrait surtout pas qu’un directeur apprenne entre les branches que vous avez raconté à tous ce qui s’est passé durant la dernière réunion quand le ton a monté entre untel et untel.
  • Ne perdez jamais de vue, que les directeurs sont des êtres humains comme les autres. Vous pouvez discuter normalement avec eux comme vous le faites avec d’autres. Souvent, les directeurs ont tendance à moins surveiller leur propos quand ils discutent avec une adjointe parce qu’ils savent que c’est une personne de confiance qui a l’habitude de traiter avec les hauts dirigeants.

En définitive, cela peut sembler difficile de travailler avec les leaders d’une entreprise, mais une fois que vous aurez compris comment communiquer avec eux et comment bien faire votre travail, vous en retirerez de grands bienfaits.

Soutenir les personnes qui prennent les décisions dans votre entreprise peut être une occupation vraiment exaltante, cela vaut donc la peine de faire les efforts pour développer des relations solides et de confiance.



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