Microsoft office : 7 astuces à connaître

, par Theodora Navarro.

Toutes les secrétaires travaillent sur Microsoft Office. Il s’agit pour vous d’un incontournable. Le blog britannique PA Privé, consacré aux adjointes, rappelle les 7 petites astuces qui vont vous rendre votre travail plus facile!

1) Utiliser le mode lecture sur Word 2013. Si vous devez passer au travers de nombreux documents quotidiennement, le mode lecture de Word 2013 est votre allié. La lecture y est largement facilitée et vous pourrez passer d’une page à l’autre d’un simple clic ou d’un mouvement du doigt si vous utilisez une tablette tactile. Ce mode a été pensé pour rendre la lecture aussi confortable que sur un document papier.

2) Se concentrer sur une portion de document sur Word 2013. Vous voulez étudier une partie de votre document seulement? Passez votre souris sur la gauche d’un titre de section que vous voulez voir dissimulé. Un petit triangle apparaît. Cliquez dessus, vous n’aurez alors plus que le titre de visible. Vous pouvez ainsi réduire toutes les sections qui ne vous intéressent pas ou que vous avez déjà lues, et laissez visible celle qui vous concerne.

Un emploi pour vous?

3) Sélectionner du texte rapidement. Vous voulez surligner rapidement du texte? Rien de plus facile. Pour un paragraphe, triple-cliquez sur n’importe quelle phrase du paragraphe et celui-ci sera immédiatement sélectionné. Pour surligner une certaine phrase, il vous suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée et de cliquer n’importe où dans la phrase.

4) Utiliser Flash Fill avec Excel 2013. Si vous respectez un certain schéma dans les cases que vous êtes en train de remplir, l’astuce Flash Fill peut vous être grandement utile. Imaginez par exemple que vous avez une liste de noms dans votre colonne A, et que votre colonne B reprend tous les initiales. En cliquant sur l’option Flash Fill, Excel scannera tous les noms pour inscrire dans la colonne B. les initiales correspondantes, en quelques secondes. Magique non?

5) Créer une chronologie dans son tableau croisé dynamique. Le système de chronologie disponible avec Excel 2013 est certainement l’une des aides les plus précieuses de cette nouvelle version. Vous pouvez ainsi consulter vos données sur une période donnée. Cliquez dans le tableau pour lequel vous souhaitez créer une chronologie. L’onglet « Pivot Table Tools » apparaît. Choisissez « Analyze », puis « Insert Timeline ». Vous n’avez plus qu’à choisir les dates que vous voulez suivre!

6) Petits raccourcis sur Outlook 2013. Il y a toujours des raccourcis qu’il est utile de connaître sur les logiciels. Sur Outlook, il y en a 5 d’essentiels :
Ctrl+R: répondre
Alt+S: envoyer un courriel
Alt+R: Répondre à tous
Alt+W: Passer en mode « vue par semaine » sur le calendrier
Ctrl+G: Voir les rendez-vous

7) Limiter les notifications de courriels. Vous n’êtes pas obligée de recevoir des notifications pour chaque courriel reçu. En allant dans les options d’Outlook 2013, vous pouvez enregistrer vos préférences et indiquer pour quel expéditeur vous ne souhaitez pas recevoir de notifications.



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