Microsoft Word : les bases d’un travail à plusieurs

, par Secretaire-inc.

Dans le monde du secrétariat, vous êtes amenées à utiliser Microsoft Word très souvent. Le site français le Journal du net vous rappelle quelques fonctionnalités pour réussir un travail d’équipe avec le partage de fichiers Word.

Faire le suivi des modifications. Vous pouvez suivre à la trace tout changement effectué par un texte. Pour ce faire, cliquez sur « Outil », puis « Suivi des modifications ». S’en vient alors le symbole « REV » (« Révision »). De ce fait, vous pourrez voir ce qui a été ajouté (souligné), ce qui a été supprimé (signalé par des mots barrés), etc. De plus, vous pouvez laisser vos propres commentaires sur une partie du texte ou le texte en entier. Ainsi, sélectionnez le texte souhaité et cliquez sur l’icône « Insérer un commentaire ».

Comparer des documents Word. Il vous suffit d’ouvrir le fichier que vous aimeriez comparer. Allez dans « Outils » puis sélectionnez « Comparaison et fusion de documents ». Une fenêtre va s’ouvrir pour vous demander le fichier que vous aimeriez comparer. Une fois celui-ci choisi, cliquez sur « Fusionner ». Le texte commun apparaît alors en noir.

Un emploi pour vous?

Protéger son fichier. Si, à tout moment, vous ne souhaitez pas qu’un de vos collègues lise votre texte, vous pouvez le bloquer. Pour ce faire, allez sur « Outils », « Options » et « Sécurité ». Choisissez alors un mot de passe qui vous sera demandé à chaque fois que vous voudrez ouvrir le document. Toutefois, sachez que vous pouvez choisir vous-même le type de sécurité (remplissage de formulaires, lecture sans droits de modification, etc.) en cliquant sur « Outils » puis sur « Protéger le document ».

Quelles ont été vos expériences lors d’un projet commun avec Word ?



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