Organisation d’événement : Sachez négocier!

, par Therese Garceau.

Un congrès annuel, un déjeuner-conférence, une réception pour des clients… Pas toujours facile de se transformer en gentille organisatrice quand les dossiers urgents s’accumulent et que vous en avez littéralement par-dessus la tête… Déléguez!

Organiser des événements n’est pas toujours aussi simple que cela puisse paraître. Et parce que, comme adjointe, vous n’avez pas que ça à faire, il est préférable de mettre ça entre les mains d’un spécialiste. Certes ce ne sont pas les fournisseurs qui manquent dans le merveilleux monde de l’événementiel, et la majorité d’entre eux promettent des prises en charge de A à Z de votre événement.

Mais, selon un texte publié assistanceedge.com , mieux vaut savoir négocier pour tirer le maximum de vos fournisseurs et respecter les  budgets qui vous sont alloués. Voici donc quelques judicieux conseils pour faire de votre événement, un succès sur toute la ligne :

Un emploi pour vous?

Faites une liste de vos priorités.  Départagez l’essentiel du « amusant, mais pas vraiment nécessaire ». Déterminez d’abord ce qui est un must absolu. Les articles gratuits du fournisseur sont peut-être excellents, mais s’ils ne cadrent pas avec vos priorités, oubliez ça. Évitez que ces babioles deviennent des outils de négociation.

N’acceptez aucune pression. Ne laissez pas le fournisseur vous pousser dans le dos pour prendre votre décision. Gardez le contrôle sur vos priorités et surtout sur votre budget. Vous devez vous assurer que vous obtenez tout ce que vous voulez. Une réservation provisoire peut rester provisoire pendant un certain temps. Ne vous précipitez pas pour ratifier une entente. Laissez mordre le poisson. Si vous vous montrez indécise, il y a de bonnes chances que le fournisseur vous offre une réduction supplémentaire.

Négociez tous les aspects de votre contrat. Outre les chambres d’hôtel, vous pouvez aussi négocier le prix de la salle de conférence et les repas. Fixez un montant par personne et pensez à négocier un forfait soupe et petit-déjeuner inclus.

Achalandé ou pas? Ne perdez pas de vue qu’en hôtellerie il y a une haute et une basse saison. Si vous tenez votre événement en plein mois de novembre, il y a fort à parier que vous pouvez négocier une réduction additionnelle.

Le juste prix. Ne vous laissez pas surprendre par une facture finale trop salée. Assurez-vous de négocier exactement ce dont vous avez besoin afin de ne pas vous retrouver avec trop de coûts supplémentaires.

Normalement, pour un repas assis, vous devriez avoir un serveur pour chaque 20 invités. Dans le cas d’un buffet, il devrait y avoir un serveur pour 30 invités. Si vous préparez un somptueux dîner formel, un serveur pour 15 invités suffit. Assurez-vous que l’hôtel ne vous facture aucun frais de main-d’œuvre supplémentaire.

Les extras. Vos invités souhaitent utiliser le spa ou d’autres installations payantes?  Vous devriez être en mesure d’obtenir une réduction pour eux. Très souvent, ces installations sont sous-utilisées par les clients, marchander sur les prix ne devrait pas causer de problèmes.

La fidélité se paye. Vous retenez les services du même fournisseur pour plusieurs événements dans l’année? Comme cliente régulière, il est tout à fait normal que votre entreprise obtienne le meilleur service au meilleur prix.



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