Organiser un voyage d’affaires: la technique!

, par Secretaire-inc.

Vous devez organiser un voyage d’affaires pour votre boss? Myriam Balerio vous montre les démarches à suivre.

Avant même les réservations…

Les finances et les personnes concernées. Clarifiez le budget précis que l’on vous a donné pour organiser le voyage. De plus, connaître les personnes que votre boss comptera rencontrer vous permettra de mieux organiser ses journées et les réservations nécessaires.

Un emploi pour vous?

Les papiers. Un voyage d’affaires doit s’organiser au moins 3 mois à l’avance. En effet, assurez-vous d’avoir à portée de main les passeports et surtout de régler les problèmes de visas et d’assurances!

Les itinéraires. À vous d’établir le cheminement du voyage : numéros de vols, dates, hôtels, dîners, adresses et numéros de téléphone. De plus, un parcours clair et détaillé du voyage doit être proposé à votre patron.

La composition des journées. Un voyage d’affaires peut coûter cher. Cependant, les prix ne doivent pas vous inciter à surcharger les journées de votre boss. Prévoyez donc un certain temps de relâche entre les réunions pour qu’il puisse « recharger les batteries ».

La question des transports

Comparez les prix les plus avantageux des moyens de transport tout en anticipant l’imprévu. Ainsi, optez pour des billets modifiables, voire remboursables, au cas où le voyage devrait être décalé ou annulé. Peu importe le mode de transport utilisé, vous devez avoir à portée de main:

– Les dates de départ et d’arrivée
– Le numéro de vol
– Les numéros des sièges
– Le nom de l’aéroport et le terminal
– Le transfert aéroport-hôtel
– Les factures de réservation
– Les noms des agents avec qui vous avez procédé aux réservations

Et vous? Quelles sont vos techniques pour organiser au mieux un voyage d’affaires pour votre boss?



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