Petit guide pour écrire des courriels efficaces

, par Therese Garceau.

On aime le courriel. C’est un moyen rapide et efficace d’échanger qui nous sauve un temps fou au travail. À condition, bien sûr, de respecter quelques petites règles de base.

L’objectif que l’on poursuit tous lorsqu’on envoie un courriel à quelqu’un est naturellement d’obtenir une réponse. Malheureusement, même si vous consacrez beaucoup de temps à rédiger votre message, la communication par courriel peut parfois susciter des incompréhensions, des imbroglios ou pire demeurée lettre morte.

Comment faire donc pour que vos messages courriels aient de l’impact? Selon une récente publication de themuse.com, la meilleure façon de créer un courriel efficace consiste à se mettre à la place de la personne qui doit recevoir votre message et de répondre à 2 questions essentielles avant de cliquer sur envoyer :

Un emploi pour vous?

 

Quel est l’objet du message, pourquoi m’est-il adressé? Ça peut paraître banal, mais si vos courriels ne passent pas la rampe, c’est probablement que vous ne clarifiez pas suffisamment le but de votre message. Vous envoyez un message à une personne spécifique? Votre message doit aussi être le plus spécifique et précis possible; une question claire pour une réponse claire.

 

Exemple 1

Bonjour Louise,

Tu trouveras ci-joint mes notes sur l’organisation du prochain CA. J’y ai apporté quelques changements :

a) Nombre de participants : 10

b) Nouvel emplacement : Salle O’Brien

c) Budget revu à la baisse : 2 500 $

Je crois que ce sont de bons compromis. Que penses-tu du choix de la salle O’Brien?

Ève

 

Exemple 2

Bonjour Louise,

J’apprécierais avoir tes commentaires sur les changements que j’ai apporté au projet CA.

a) Nombre de participants : 10

b) Nouvel emplacement : Salle O’Brien

c) Budget revu à la baisse : 2 500 $

Je crois que ce sont de bons compromis. Que penses-tu du choix de la salle O’Brien?

Ève

 

La seule différence dans la version 2 se situe dans l’amorce. Mais votre collègue comprend tout de suite qu’un suivi est requis. En joignant vos notes de travail à votre message, vous lui indiquez clairement que vous souhaitez sa rétroaction avant d’aller plus loin

 

Que dois-je faire? En demandant à votre collègue de commenter le point b) de façon spécifique, elle comprendra qu’elle doit s’y attarder et cela vous permettra d’obtenir la réponse que vous attendez avant d’aller de l’avant.

Voici quelques exemples de formule à utiliser dans vos courriels :

  • J’aimerais avoir ta rétroaction là-dessus.
  • Que penses-tu de cette approche?
  • Besoin de tes lumières avant d’aller plus loin.
  • PTI (Pour ton information seulement). Aucune action requise.
  • Pour être certaine que tu sois au courant de la mise à jour du dossier.
  • Tu peux me transmettre tes idées, commentaires ou questions d’ici vendredi midi.



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