Planification de rendez-vous et gestion d’agenda sans casse-tête

, par Catherine Lemire.

Votre gestionnaire est sollicité de toutes parts et il doit participer à de multiples rencontres. Voici comment vous pouvez alléger son fardeau.

Votre gestionnaire surmené vous confie la gestion de son horaire quotidien. Si vous gérez efficacement ses rendez-vous, il sera plus détendu, pourra mieux se concentrer sur ce qu’il a à faire et vous sera reconnaissant. Si vous le pressez trop, par contre, vous risquez d’être la source d’un grand stress au bureau. We assist you propose quelques stratégies pour devenir maître de la journée parfaite.

Vous devriez, tous les deux, avoir accès en permanence à l’agenda. Pour votre part, gardez-le toujours ouvert sur votre bureau. C’est plus simple pour le garder en mémoire et y jeter un œil au besoin.

Un emploi pour vous?

Temps libre et périodes tampons

Vous devez absolument inclure du vide dans la journée. Ce vide doit servir au temps libre ainsi qu’à l’étude, à la réflexion et pour travailler sur des dossiers. Vous devez aussi prévoir le temps de déplacement. Pour ce faire, plusieurs applications peuvent vous aider à évaluer le temps que ça prend pour franchir la distance entre deux lieux de rendez-vous. De plus, un peu de temps pour souffler est toujours bon avant un nouveau sprint.

Pour y parvenir, consultez toujours le rendez-vous qui précède et celui qui suit avant d’inscrire un nouveau rendez-vous à l’agenda. Selon les sujets discutés, le moment est-il bien choisi? Aura-t-il besoin de réflexion avant ou après un de ces rendez-vous?

Réservez toujours les plages horaires en fonction des priorités.

Les informations pertinentes et documents à prévoir

Lorsque vous entrez une nouvelle inscription à l’agenda, assurez-vous de noter l’heure, l’endroit de la rencontre, le temps qui y est consacré, les sujets qui seront abordés ainsi que le nom, le titre, la fonction et les coordonnées des participants.

Au besoin, ajoutez des informations concernant le stationnement, l’intensité du trafic et le temps de déplacement prévu.

Assurez-vous d’avoir relu les documents nécessaires à la rencontre et de les avoir acheminés dans un délai raisonnable à tous les participants. Bien entendu, vous aurez pensé octroyer du temps de lecture à votre patron… Vous pouvez enregistrer une alarme en ce sens dans votre agenda.

Durant la rencontre

Gardez toujours l’œil sur votre montre et l’horaire de la journée en tête. Vous devez convenir d’un code avec votre patron afin de communiquer discrètement la fin du rendez-vous ou sa décision de la prolonger.

Advenant le cas où il décide de prolonger sa réunion, assurez-vous de lui trouver un remplaçant compétent pour le rendez-vous suivant. De cette façon, votre visiteur ne s’est pas déplacé pour rien. De même, si votre gestionnaire prévoit simplement de déborder de quelques minutes, avisez immédiatement tous les participants de la prochaine rencontre. Vous devez absolument prendre rapidement cette situation en main afin que personne ne se sente mis de côté ou ne sente qu’on lui accorde une moindre importance.



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