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Adjoint(e) administratif(tive)

Sous la supervision du chef de département, la personne titulaire de ce poste occupera des fonctions de soutien à la division de l’estimation en effectuant des tâches administratives.

Tâches :

  • Faire l’ouverture des nouveaux dossiers de soumission et en faire la gestion administrative
  • Transmettre, recevoir et gérer les invitations et les soumissions reçues par courriel ;
  • Assurer le suivi du calendrier des soumissions ;
  • Effectuer l’impression et la mise à jour des plans, devis et normes lorsque nécessaire ;
  • Assurer le suivi des addendas à l’équipe d’estimation ;
  • Préparer les soumissions avant la date de fermeture ;
  • Effectuer le classement et l’archivage des dossiers de soumission ;
  • Ouvrir les nouveaux projets ;
  • Produire, mettre en pages des documents (Word et Excel) et en assurer la qualité de présentation ;
  • Préparer les minutes de réunions ;
  • Apporter un support à l’équipe en effectuant diverses tâches administratives ;

Exigences :

  • Avoir des connaissances en secrétariat ;
  • Expérience dans le domaine de la construction, un atout ;
  • Maîtriser le français écrit et parlé, connaissance de la langue anglaise un atout ;
  • Excellente connaissance de la suite MS Office ;
  • Capacité à travailler au sein d’une équipe, organisé(e) et structuré(e) ;
  • Capacité et flexibilité pour gérer plusieurs dossiers simultanément (polyvalence, initiative, gestion des priorités et capacité d’analyse)

Étiqueté sous : secrétariat, suivi, archivage, soumission, calendrier, construction, estimation

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