Adjoint(e) administratif(-ive)

Location: 1730 Boulevard Marie-Victorin, Longueuil, QC

Fortier, D’Amour, Goyette S.E.N.C.R.L.
1730 Boulevard Marie-Victorin, Longueuil, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Résumé du poste :

Sous la supervision d’un associé, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsable d’assister le professionnel dans la gestion de certains dossiers au quotidien. À ce titre, il sait gérer plusieurs dossiers en même temps tout en maintenant un système de classement efficace et rigoureux. Orienté client, il est souvent un point de contact indispensable et s’assure de répondre aux clients de façon efficace et professionnelle. Il assume la gestion administrative du dossier ainsi que toute autre tâche connexe relevant de sa compétence.

Description de poste :

Organisation (40 %)

  • Participe à la gestion de l’agenda en collaboration avec le professionnel ;
  • Maintien des systèmes de classement de dossiers et de l’information ;
  • Procède à l’inscription des délais dans les outils  ;
  • Suivi des dossiers (ex. : vérification et mise à jour de la liste des rappels, suivis aux clients et aux professionnels de l’équipe).

Communication (20 %)

  • Préparation et envoi de communication écrite ;
  • Conversation téléphonique avec les clients et intervenants ;
  • Coordonne les réunions et conférences.

Tâches administratives (40 %)

  • Préparer le mandat et la fiche d’informations pour l’ouverture du dossier ;
  • Ouverture et fermeture de dossiers ;
  • Numérisation des fiches administratives, mandats, etc.
  • Suivis des rappels quotidiens ;
  • Entrées de données ;
  • Effectuer des photocopies ;
  • Imprimer les projets de factures ;
  • Saisir les textes dictés par les professionnels à partir du dictaphone ;
  • Effectuer les rapports de dépense des professionnels ;
  • Commander des repas/traiteurs pour les rencontres.

Formation et expérience :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat (DEP) ou dans tout autre domaine pertinent ;
  • Posséder un minimum de 3 années d’expérience pertinente.

Compétences :

  • Faire preuve de rigueur, sens de l’organisation ;
  • Travaille avec méthode et autonomie ;
  • Compétences démontrées en travail d’équipe ;
  • Sens de l’initiative. Responsabilités ;
  • Démontre une grande capacité de concentration, effectue plusieurs tâches différentes à la fois ;
  • Dispose d’un sens aigu de l’observation ;
  • Capacité à interpréter différents documents administratifs ;
  • Capacité à gérer l’information avec tact, diplomatie et discrétion ;
  • Capable de respecter des délais et des exigences strictes ;
  • Volonté d’apprendre et de s’adapter dans un environnement changeant et désir de développer de nouvelles compétences.

Autres connaissances :

  • Maîtrise du français à l’oral et l’écrit ;
  • Connaissances fonctionnelles de  l’anglais : oral, écrit, lecture ;
  • Maîtrise de la suite Office ;
  • Connaissance de JurisÉvolution, un atout ;
  • Expérience dans le domaine juridique, un atout.

Avantages :

3 semaines de vacances dès l’embauche, assurances collectives, banque d’heures, vendredis après-midi d’été de congé et autres.



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