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Adjoint(e) administratif(ve)

Sépaq
2640, boulevard Laurier, suite 1300
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

La Vice-présidence – Affaires corporatives et secrétariat général soutient le conseil d’administration et la haute direction dans l’élaboration et l’implantation des règles de gouvernance. Elle fournit également le support nécessaire à l’environnement contractuel et juridique de l’organisation.

Le mandat

Le titulaire de cet emploi devra effectuer diverses tâches administratives visant à soutenir l’efficacité des professionnels de la vice-présidence :

  • préparer, réviser et mettre en forme divers documents (lettres, appels d’offres, contrats, formulaires, notes, rapports, présentations PowerPoint, etc.) et assurer un haut niveau de qualité de ces documents;
  • prendre connaissance du courrier, en saisir les points importants et, selon le cas, traiter certains documents avant de les acheminer;
  • agir comme collaborateur et intermédiaire auprès des clients et autres professionnels de l’équipe;
    tenir à jour la documentation, les tableaux de compilation (taxes foncières, permis, etc.) et la banque de modèles (formulaires, appels d’offres, contrats, etc.) de la vice-présidence;
  • maintenir à jour les systèmes de classement des documents électroniques et des copies papier en respectant les protocoles établis;
  • fixer des rendez-vous, organiser différentes réunions y incluant la préparation de l’ordre du jour, et des comptes rendus; prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions.

Les qualifications requises et profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou équivalent;
  • Expérience pertinente de 5 à 7 ans dans un poste similaire de soutien ou d’adjoint de direction; expérience dans une firme de génie-conseil est un atout;
  • Excellente maîtrise du français écrit (grammaire, orthographe, terminologie, ponctuation, etc.);
  • Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office ainsi que de la création et la gestion de documents pdf à l’aide du logiciel Adobe Acrobat;
  • Posséder les habiletés nécessaires à une fonction dans laquelle le sens de l’organisation, les habiletés interpersonnelles, la discrétion, le jugement, l’esprit d’équipe et de collaboration et une attitude volontaire sont indispensables.

Les conditions de travail
Il s’agit d’un emploi régulier.

Lieu de travail : siège social de la Sépaq, Place de la Cité, Québec.

 



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