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Secrétaire administratif(ve)

Location: 301-266 Rue Notre-Dame Ouest, Montréal, QC

Ordre des pharmaciens du Québec
301-266 Rue Notre-Dame Ouest, Montréal, QC
À plein temps
  • J 06,
  • Prend fin le : 3 Juin. 2018

    Caractéristiques de base du poste

    Secrétaire administrative à temps plein

    Direction des enquêtes et bureau du syndic

    Description sommaire du poste

    Sous la supervision de la direction des enquêtes et du bureau du syndic, la secrétaire administrative a pour principale fonction de réaliser le travail administratif qui lui est confié par la directrice des enquêtes et syndic, les syndics adjoints et les syndics correspondants.

    Principales responsabilités

    • assurer les travaux de secrétariat nécessaires au traitement des documents et dossiers qui lui sont confiés selon les procédures et le plan de classement;
    • traiter la correspondance, les documents et textes produits par le syndic ou les syndics adjoints sous sa responsabilité;
    • recevoir les demandes d’enquête verbales et écrites du public, de divers organismes ou d’autres pharmaciens, concernant les possibles contraventions au Code des professions, à la Loi sur la pharmacie et ses Règlements;
    • procéder à l’ouverture des nouveaux dossiers d’enquête, qui lui seront remis pas le syndic;
    • procéder à l’archivage des dossiers d’enquête;
    • classer et répertorier les dossiers des pharmaciens;
    • tenir à jour et compléter, sur demande, les renseignements et documents conservés électroniquement et utilisés par l’ensemble du personnel de la Direction des enquêtes;
      traiter le courrier;
    • répondre aux questions du public, par téléphone et par courriel;
    • préparer les statistiques trimestrielles de la direction;
    • assurer le remplacement d’une période (dîner) par semaine ou, lorsque requis, à la réception de l’Ordre.

    Formation et expérience requises

    • DEC ou AEC en technique de secrétariat ou de bureautique
    • DEP en secrétariat
    • Secondaire V + 3 ans d’expérience en secrétariat
    • Excellente capacité de communiquer et de rédiger en français
    • Bonne connaissance des outils informatiques et notamment de la suite Office
    • Excellente connaissance de l’anglais (oral et écrit)
    • Connaissance du domaine de la santé, un atout.

    Qualités personnelles requises

    • Grand sens de l’organisation
    • Capacité à réaliser des suivis de façon soutenue sur une base régulière
    • Grand souci de qualité et de précision
    • Capacité de travailler en équipe
    • Capacité de fournir un rendement élevé et soutenu, même sous pression
    • Discrétion
    • Jugement et initiative

    Attention! Très important!
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