Secrétaire administratif(ve)

Location: 301-266 Rue Notre-Dame Ouest, Montréal, QC

Ordre des pharmaciens du Québec
301-266 Rue Notre-Dame Ouest, Montréal, QC
À plein temps

Caractéristiques de base du poste

Secrétaire administrative à temps plein

Direction des enquêtes et bureau du syndic

Description sommaire du poste

Sous la supervision de la direction des enquêtes et du bureau du syndic, la secrétaire administrative a pour principale fonction de réaliser le travail administratif qui lui est confié par la directrice des enquêtes et syndic, les syndics adjoints et les syndics correspondants.

Principales responsabilités

  • assurer les travaux de secrétariat nécessaires au traitement des documents et dossiers qui lui sont confiés selon les procédures et le plan de classement;
  • traiter la correspondance, les documents et textes produits par le syndic ou les syndics adjoints sous sa responsabilité;
  • recevoir les demandes d’enquête verbales et écrites du public, de divers organismes ou d’autres pharmaciens, concernant les possibles contraventions au Code des professions, à la Loi sur la pharmacie et ses Règlements;
  • procéder à l’ouverture des nouveaux dossiers d’enquête, qui lui seront remis pas le syndic;
  • procéder à l’archivage des dossiers d’enquête;
  • classer et répertorier les dossiers des pharmaciens;
  • tenir à jour et compléter, sur demande, les renseignements et documents conservés électroniquement et utilisés par l’ensemble du personnel de la Direction des enquêtes;
    traiter le courrier;
  • répondre aux questions du public, par téléphone et par courriel;
  • préparer les statistiques trimestrielles de la direction;
  • assurer le remplacement d’une période (dîner) par semaine ou, lorsque requis, à la réception de l’Ordre.

Formation et expérience requises

  • DEC ou AEC en technique de secrétariat ou de bureautique
  • DEP en secrétariat
  • Secondaire V + 3 ans d’expérience en secrétariat
  • Excellente capacité de communiquer et de rédiger en français
  • Bonne connaissance des outils informatiques et notamment de la suite Office
  • Anglais fonctionnel
  • Connaissance du domaine de la santé, un atout.

Qualités personnelles requises

  • Grand sens de l’organisation
  • Capacité à réaliser des suivis de façon soutenue sur une base régulière
  • Grand souci de qualité et de précision
  • Capacité de travailler en équipe
  • Capacité de fournir un rendement élevé et soutenu, même sous pression
  • Discrétion
  • Jugement et initiative

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