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Secrétaire

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
4200 Rue Molson, Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 74 000 membres et 15 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

Secrétaire

Direction, Registrariat et examens

(Poste permanent à temps plein)

Sommaire

À la Direction, Registrariat et examens, secteur Registrariat, vous aurez à répondre aux besoins en secrétariat du service par l’utilisation de techniques de bureautique dédiées entre autres à la communication, la production, la gestion de documents ainsi que la logistique de rencontre et d’événements.  De façon plus spécifique, vous aurez à effectuer la saisie de données et le traitement de documents sur ordinateur, le suivi du courrier électronique, répondre au téléphone, rédiger la corr

de l’emploiespondance et tenir à jour le classement numérique selon les normes d’archivages de l’OIIQ.  Vous devrez adapter au besoin les façons de faire établies pour qu’elles répondent le mieux possible à l’évolution des objectifs communiqués, tout en validant l’efficacité de leur application.

Responsabilités

  • Effectuer la gestion des appels téléphoniques (prendre les messages, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels ou les messages);
  • Assurer le suivi des différents comités, ordre du jour, procès-verbal et suivi ;
  • Assurer la gestion de l’agenda, des courriels et les suivis associés;
  • Assurer la gestion du courrier électronique et postal;
  • Dépouiller et distribuer tous les types de courrier et répondre à aux demandes;
  • Mettre à jour et assurer les suivis des différents agendas d’activités;
  • Participer à la préparation et la réalisation des dossiers (rédaction, mise en page, documentation, présentation, formulaire) et en assurer la révision (orthographe et syntaxe);
  • Organiser l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation de documents, envoi de document, réservation de salle et d’équipements pertinents);
  • Traiter les données financières (demandes de chèques, engagements de dépenses et autres);
  • Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail;
  • Accomplir toute autre activité connexe.

Exigences minimales

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau.  Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi.
  • Expérience pertinente d’au moins de trois (3) ans en secrétariat.  L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé.
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais).
  • Excellentes habiletés rédactionnelles et connaissance de l’orthographe, de la grammaire.
  • Excellentes habiletés informatiques et bureautiques sous Windows.
  • Maîtrise excellente de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook dans un environnement Windows.

Compétences et caractéristiques recherchées

  • Autonomie;
  • Sens des priorités;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Souci de la qualité;
  • Communication interpersonnelle;
  • Travail d’équipe.

Conditions

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, quatre semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature à la Direction, Ressources humaines en cliquant sur postuler.

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

4200, rue Molson

Montréal (Québec) H1Y 4V4

 

L’OIIQ souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi.

Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue recevront un accusé de réception.

Étiqueté sous : secrétariat, bureau, gestion, agenda



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