Adjoint(e) à la direction – remplacement – commissaire aux plaintes et qualité

Location: 4675 Rue Bélanger, Montréal, QC

CIUSSS Centre-Sud-de-l’île-de-Montréal
4675 Rue Bélanger, Montréal, QC
Temporaire

Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction. Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Responsabilités :

En tant qu’adjoint à la direction, vous aurez à :

  •  Gérer l’organisation du site du bureau situé à l’hôpital Notre-Dame;
  • Faire les corrections de toute la correspondances pour les membres de son équipe (au moins quatre personnes);
  • Gérer les demandes informatiques pour les membres de son équipe;
  • Recevoir les appels de plaintes et faire compléter les Fiches d’ouverture de dossier;
  • Effectuer les traductions en langue anglaise;
  • Gérer le pool de dictées, entrer les notes dans SIGPAQS et gérer les comptes Crescendo;
  • Mettre à jour le bottin téléphonique pour le BCLPQS;
  • Produire un guide de notes de bas de page;
  • Gérer la distribution des affiches et dépliants de plainte, plus mettre à jour les tableaux;
  • Fermer dans le registre des demandes les dossiers pour les membres de son équipe;
  • Assurer la mise à jour des dossiers du SIGPAQS
  • Produire l’ordre du jour des rencontres et le compte-rendu des rencontrer du BCLPQS .

Exigences :

  • Doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat
  • Deux (2) ans d’expérience comme secrétaire, un atout

OU

  • Un minimum de trois (3) ans d’expérience comme secrétaire

ET

  • Réussir les tests de présélections et l’entrevue

Exigences autres :

  •  Service à la clientèle
  • Bilinguisme, un atout
  • Rigueur
  • Travail d’équipe

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d’adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d’un processus de sélection.

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