Agent(e) de soutien administratif, classe principale

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Location: Québec Montréal H4P 1P4 4975 Rue Paré CA

Cégep Marie-Victorin
4975, rue Paré , Montréal (Québec) H4P 1P4
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Nature du travail:

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Attributions caractéristiques :

  • La personne de cette classe d’emploi coordonne les travaux administratifs d’un secteur d’activités donné; elle initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution du travail et donne son avis sur la qualité des travaux effectués. Elle collabore à la préparation de l’échéancier des travaux et en assure la réalisation.
  • Elle effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes.
  • Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.
  • Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès des usagères ou usagers et des entreprises qui fournissent le matériel, saisit les données dans des contrats et procède à la facturation.
  • Dans l’exercice de ses fonction s, elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d’améliorer le déroulement des activités dont elle
    est responsable.
  • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Exigences particulières :

  • Détenir un sens de l’organisation de haut niveau afin d’être à même de planifier, coordonner et contrôler rigoureusement et efficacement son travail et les projets sous sa responsabilité´;
  • Posséder l’habileté de gérer plusieurs dossiers à la fois, d’assumer des tâches complexes, de gérer les priorités et d’exercer son expertise avec autonomie;
  • Capacité à travailler sous pression (gestion du stress) dans un environnement très changeant et dynamique (capacité d’adaptation
  • Capacité d’analyse et de synthèse afin d’avoir une vision d’ensemble des diverses opérations à coordonner;
  • Capacité d’orienter ses actions afin de fournir des services de qualité, de répondre aux besoins de la clientèle et de projeter une image positive de l’organisation;
  • Grande maîtrise de la langue française et anglaise (à l’oral et à l’écrit).
  • Très grande maitrise des logiciels WORD, EXCEL, Outlook, Office 365;
  • Être en mesure d’utiliser convenablement les progiciels OMNIVOX, GÉRÉMI et Clara de Skytech , et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s’avère nécessaire.

De façons plus spécifique, la personne:

  • Planifier et organiser les différentes opérations administratives du Centre d’éducation interculturelle et internationale (CEII)
  • Assurer la mise en œuvre de différentes procédures et politiques et participer à la mise à jour de celles ci;
  • Élaborer des outils de suivis de gestion (suivi budgétaire, facturation, contrats, etc.);
  • Participer à l’amélioration continue et au développement de pratiques exemplaires par la rédaction et la mise à jour de procéduriers liés au fonctionnement du CÉII;
  • Mettre de l’avant l’expérience et le savoir faire nécessaire pour contribuer à l’amélioration continue et à l’efficacité des opérations;
  • Assurer les suivis pour la gestion des comptes à recevoir, des comptes à payer et pour les conciliations des transactions financières
  • Initier les processus d’achat selon les procédures internes.
  • Planifier et coordonner les opérations techniques liées à l’admission à l’inscription des étudiants du CEII
  • Assurer la création des groupes cours;
  • Assurer la production de l’horaire maître et des calendriers à l’aide de CLARA;
  • En coordination avec l’organisation scolaire, effectuer les opérations techniques liées à la gestion des dossiers étudiants (admission, inscription, annulation, remboursements, contrôle des effectifs, etc.);
  • Effectuer le processus du recensement.
  • Planifier et exécuter les tâches liées aux ressources humaines
  • Assurer la production des contrats d’engagement;
  • Préparer l’affichage des charges de cours, la production des contrats selon les données fournies et les procédures établies, et ce, à l’aide du progiciel GÉRÉMI;
  • Recueillir et analyser les données afin de préparer les contrats;
  • Coordonner le processus d’assistance professionnelle conformément à la politique en vigueur.

Scolarité et expériences:

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et d’entrevue:

  • Test de français (Niveau II)
  • Test de Word
  • Test d’Excel.
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