Adjoint(e) de direction, service de la gestion immobilière

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Fonds immobilier de solidarité FTQ
N'importe où
À plein temps

Sommaire du poste

Sous la supervision de la directrice principale à la gestion immobilière, le ou la titulaire du poste réalise et gère les priorités des activités de son supérieur immédiat et des membres de l’équipe, selon les demandes générales.

Principales tâches

  • Tient l’agenda de son supérieur et, s’il y a lieu, des autres membres de l’équipe, selon les instructions, incluant réservations d’hébergement, transport, etc.;
  • Organise et coordonne les réunions de ses services;
  • Prend en charge la logistique nécessaire à la tenue de réunion ou comités (réservation de salle, préparation, etc.);
  • Prépare diverses correspondances, compte de dépenses, etc.;
  • Prépare la documentation relativement aux divers conseils et/ou rencontres, assure et révise la rédaction linguistique, la mise en page et la présentation adéquate selon les normes de l’entreprise;
  • Lorsque nécessaire, assiste aux réunions et/ou comités, prend les notes, rédige le compte rendu et assure le suivi des décisions;
  • S’assure que les divers tableaux ou rapports statistiques de son service sont complétés dans les délais et les fait valider autant par l’interne que par l’externe;
  • Assiste le personnel responsable de ses services;
  • Assure la liaison adéquate avec les autres services, lorsque requis, pour la réalisation des activités;
  • Participe à des projets spéciaux, lorsque son expertise est requise;
  • Remplace ou supporte les adjointes des autres services, incluant le remplacement de la réceptionniste;
  • Effectue les numérisations et photocopies de documents;
  • Participe au classement de la documentation et à son archivage et maintient à jour les outils utilisés pour la recherche de la documentation;
  • Effectue toutes autres tâches reliées à la fonction que peut lui confier son supérieur.

Qualifications de base

  • D.E.C. en technique de secrétariat ou bureautique ou l’équivalent;
  • Expérience pertinente minimale de trois (3) années dans un poste similaire;
  • Excellente connaissance du français écrit et parlé;
  • Maîtrise du traitement de texte et de tous les outils requis par sa fonction.
  • Autonomie et sens de l’initiative;
  • Capacité éprouvée en planification et organisation;
  • Souci de la qualité du travail;

Atout

  • Expérience en gestion immobilière, en gestion de projets ou en location d’espaces commerciaux;
  • Connaissance de base en anglais.

Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel en plus d’un programme d’avantages sociaux complet. Veuillez faire parvenir votre curriculum via le formulaire de Secrétaire-inc.

 

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