Agent(e) philantrophique

Location: Montréal

Fondation pour l’alphabetisation
Montréal
À plein temps

Poste permanent – temps plein

Lieu de travail : bureau de la Fondation situé au 4080 rue Wellington, bureau 350, Montréal. Les bureaux sont situés à quelques mètres des accès de métro et d’autobus.

Sommaire de la fonction
Sous la responsabilité du chef au développement philanthropique, le poste d’agent philanthropique offre assistance et soutien dans la réalisation des dossiers qui lui sont délégués, notamment en contribuant de façon significative aux activités de la direction du développement philanthropique de la Fondation.

Il fournit également un soutien administratif en lien avec les activités de la Fondation.
Il participe à la vie associative de l’organisation et au maintien d’un climat de collaboration avec la direction et ses collègues. Il effectue toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat, le tout en accord avec les procédures et règles internes de la Fondation.

Principales tâches et responsabilités à réaliser

Soutien à la réalisation des activités de financement de la Fondation et gestion de la base de données (ProDon)
Appui au développement philanthropique/financement

  • Soutient le chef du développement philanthropique dans la préparation des dossiers de sollicitation pour des donateurs potentiels, incluant : recherche d’informations, préparation de matériel de sollicitation, production, envoi et réception des lettres, formulaires et tous autres documents requis.
  • Agit à titre de responsable des données de ProDon, de l’entrée jusqu’à la production de rapports. Est la première responsable de la tenue à jour, de l’évolution et de l’utilisation optimale du logiciel (ProDon) en fonction des besoins de la Fondation. Fait la formation des utilisateurs, à la demande de son supérieur.
  • Effectue la mise à jour du dossier et des fiches des donateurs et partenaires en veillant à l’intégrité des données (dossier physique et informatisé [ProDon]). Assure tous les suivis qui y sont reliés, selon les directives établies.
  • Assiste le chef du développement philanthropique :
    • Effectue le traitement des dons (réception, saisie, émission des reçus, rapport de transactions, rappel de paiement) et la transmission des documents de communication associés, selon les directives établies ;
    • Assure la compilation des factures et des dépôts afin de les transmettre au responsable de la tenue de livres après l’approbation de la direction générale.
    • Produit les rapports de gestion en lien avec la collecte de fonds.
  • Collabore à la mise en œuvre des programmes de reconnaissance.
  • Maintient un service à la clientèle de qualité supérieure auprès des donateurs, bénévoles et partenaires en répondant à leurs demandes et préoccupations. Dirige les demandes au membre compétent de l’équipe.

Soutien à la réalisation des événements-bénéfices

  • Collabore avec le chef au développement et suivi des événements philanthropiques (préparation de listes de prospection et de matériel de vente, réception et traitement de bons de commande, suivi de ventes, appui sur place lors des événements, etc.).
  • Identifie et coordonne le matériel et l’équipement requit lors des activités bénéfices en appui au chargé aux communications et événements.
  • Produit les bilans des résultats et tableaux selon les besoins et les transmets aux personnes concernées.

Soutien administratif de la Fondation

  • Agit comme première répondante à l’accueil de la Fondation, au téléphone et en personne, selon les normes de qualité en vigueur.
  • Est responsable de la réception, de l’estampillage et du tri du courrier de l’administration.
  • Est responsable de l’inventaire des fournitures de bureau.
  • Planifie et coordonne l’agenda des rencontres du conseil d’administration.
  • Exécute toutes autres demandes du chef au développement philanthropique et du directeur général.

Qualifications à détenir

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine pertinent à l’emploi.
  • Certificat en gestion philanthropique, un atout.
  • Détenir une expérience minimale de 3 à 5 ans dans un poste similaire.
  • Maîtrise du logiciel ProDon (souhaité).
  • Maîtrise de la suite MS Office.
  • Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Bonne connaissance de l’anglais (oral et écrit).

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