Agent.e de soutien administratif, classe I

Cégep de Saint-Hyacinthe https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2020/10/26c8b8fdea36a3a1fc6ba54458e87352_Cégep de Saint-Hyacinthe.jpeg

Location:

Cégep de Saint-Hyacinthe
N'importe où
Les candidatures sont actuellement fermées.

Deux besoins à temps complet pour l’été, avec possibilité de prolongation.

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de la clinique d’hygiène dentaire du Cégep et de la clinique intra-muros.

Quelques attributions caractéristiques 

  • La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
  • Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
  • Elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements sur le fonctionnement de la clinique d’hygiène dentaire. Elle fixe les rendez-vous en fonction des besoins pédagogiques et rappelle aux patients leur rendez-vous. Elle dépouille et achemine la correspondance.
  • Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur de la Clinique d’hygiène dentaire.
  • Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
  • Elle perçoit les frais dentaires des patients, enregistre des transactions liées aux frais de la Clinique et en vérifie l’exactitude, à ce titre, elle peut agir en qualité de caissière et au besoin, balancer la caisse.
  • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications , dont le système de gestion des dossiers clients et de réservation mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  • Elle assure un soutien administratif de la coordonnatrice au support à l’enseignement.
  • -Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché

  • Avoir la formation en secrétariat dentaire, un atout.
  • Connaître l’utilisation d’un système téléphonique.
  • Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
  • Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Word intermédiaire et Excel de base.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue :

  • test de français
  • test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire, Excel de base
.



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