Agent(e) de secrétariat

Sous l’autorité du commissaire à l’éthique et à la déontologie, la personne titulaire de l’emploi :

• Traite le courrier, assure la gestion de la correspondante courante, répond aux appels téléphoniques, accueille les visiteurs et prépare les salles de rencontre au besoin;
• Analyse les différentes requêtes, les achemine aux personnes concernées pour le traitement approprié et veille au respect des échéanciers;
• Prépare des projets de correspondance ainsi que divers documents, contrôle la qualité des documents administratifs (révision linguistique, mise en page, uniformité, etc.) et, si nécessaire, effectue les correctifs requis;
• Procède au classement, déclassement/reclassement ou destruction des documents conformément à ce qui est prescrit dans le Code et aux plans de conservation établis et offre le soutien nécessaire aux membres du personnel du Commissaire dans leurs recherches documentaires;
• Gère la boîte de réception, le calendrier et les archives des boîtes courriel de la commissaire et du secrétaire général et de la boîte courriel générale du Commissaire;
• Prépare les pochettes de formation du Commissaire et, au besoin, commande l’impression de la documentation pertinente;
• Tient à jour le tableau des formations données par le Commissaire et reçues par le personnel du Commissaire et les inscrit au calendrier de la boîte générale du Commissaire;
• Saisie des données;
• Tient à jour l’inventaire du centre de documentation et procède à la mise à jour de la documentation de référence;
• Reçoit les déclarations de dons des membres de l’Assemblée nationale et du personnel politique, en assure le traitement à l’interne et recueille, enregistre et consigne toute l’information relative à celles-ci dans le tableau de suivi;
• Procède à la distribution papier et numérique à l’interne et à l’externe de la documentation produite par le Commissaire;
• Effectue les commandes de fournitures de bureau, de matériel, d’ameublement, d’équipement et ressources informationnelles nécessaires au bon fonctionnement du Commissaire;
• Accomplit certaines tâches liées à la gestion des ressources financières, dont la gestion des comptes de dépenses.