Agent(e) de secrétariat

Commissaire à l’éthique et à la déontologie https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/09/Commissaire-à-l’éthique-et-à-la-déontologie-SI.jpg

Location: Quebec Quebec City CA

Commissaire à l’éthique et à la déontologie
Québec
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Sous l’autorité du commissaire à l’éthique et à la déontologie, la personne titulaire de l’emploi :

  • Traite le courrier, assure la gestion de la correspondante courante, répond aux appels téléphoniques, accueille les visiteurs et prépare les salles de rencontre au besoin;
  • Analyse les différentes requêtes, les achemine aux personnes concernées pour le traitement approprié et veille au respect des échéanciers;
  • Prépare des projets de correspondance ainsi que divers documents, contrôle la qualité des documents administratifs (révision linguistique, mise en page, uniformité, etc.) et, si nécessaire, effectue les correctifs requis;
  • Procède au classement, déclassement/reclassement ou destruction des documents conformément à ce qui est prescrit dans le Code et aux plans de conservation établis et offre le soutien nécessaire aux membres du personnel du Commissaire dans leurs recherches documentaires;
  • Gère la boîte de réception, le calendrier et les archives des boîtes courriel de la commissaire et du secrétaire général et de la boîte courriel générale du Commissaire;
  • Prépare les pochettes de formation du Commissaire et, au besoin, commande l’impression de la documentation pertinente;
  • Tient à jour le tableau des formations données par le Commissaire et reçues par le personnel du Commissaire et les inscrit au calendrier de la boîte générale du Commissaire;
  • Saisie des données;
  • Tient à jour l’inventaire du centre de documentation et procède à la mise à jour de la documentation de référence;
  • Reçoit les déclarations de dons des membres de l’Assemblée nationale et du personnel politique, en assure le traitement à l’interne et recueille, enregistre et consigne toute l’information relative à celles-ci dans le tableau de suivi;
  • Procède à la distribution papier et numérique à l’interne et à l’externe de la documentation produite par le Commissaire;
  • Effectue les commandes de fournitures de bureau, de matériel, d’ameublement, d’équipement et ressources informationnelles nécessaires au bon fonctionnement du Commissaire;
  • Accomplit certaines tâches liées à la gestion des ressources financières, dont la gestion des comptes de dépenses.


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