Secrétaire à la direction – Fondation

Location: Montréal

HEC Montréal
Montréal
À plein temps
  • J 01, AM
  • Prend fin le : 21 Jan. 2019

    Secrétaire à la direction

    Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés

    Poste régulier, temps plein.

     

    Milieu de vie

    HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

    La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de mobiliser et de solliciter les diverses communautés proches de HEC Montréal que ce soient les étudiants, les diplômés, le personnel, les amis, les organisations et les entreprises de manière à permettre à l’École de répondre à ses besoins et ses priorités.

    Rôle et responsabilités

    Le ou la secrétaire à la direction met à profit ses habiletés relationnelles et capacité d’organisation et planification, ses connaissances des techniques de secrétariat et des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les activités de sollicitation et celles plus générales de l’unité. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

    Soutien aux activités de sollicitation (60 %)

    • Prend connaissance des dossiers de sollicitation et prépare la documentation nécessaire à leur poursuite : cueillette d’information, agencement résumé et synthèse de renseignements, création de dossiers.
    • Tient à jour l’agenda des solliciteurs et des directeurs associés à la sollicitation à la Fondation, fixe et confirme les rendez-vous. Fait les réservations requises et prend les arrangements nécessaires pour maintenir un haut niveau de service à la clientèle.
    • Coordonne les suivis appropriés et effectue la mise à jour des actions dans le logiciel Raiser’s Edge, notamment saisit et vérifie les données relatives aux engagements financiers et aux dons reçus. S’assure également d’effectuer les rappels de versements auprès des donateurs, fait le suivi des dons d’assurance-vie et des dons par actions
    • À l’aide des logiciels appropriés, prépare, met en forme et assure la qualité des données, à partir des demandes des solliciteurs et des projets de protocole. Remplit les formulaires de création de bourses et rédige tout autre correspondance, texte ou rapports afférents. Traduit ou corrige les textes ainsi produits lorsque requis. Dresse des tableaux et rapports ou encore produit des étiquettes ou répertoires en faisant la cueillette, la recherche et l’agencement des renseignements nécessaire.
    • Coordonne le programme des lettres de remerciements des grands donateurs : personnalisation des lettres, cohérence, rédaction et envoi en temps opportun.
    • Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels de l’équipe de sollicitation; répond aux questions relevant de sa compétence. Prépare la synthèse des questions les plus complexes, rédige les projets de réponse et s’enquiert du suivi à effectuer.
    • Collabore à la mise à jour des outils de travail de l’équipe de sollicitation.
    • S’assure de la gestion des engagements des donateurs pour l’achat des dalles et répond aux questions des donateurs, voit au paiement et à l’entrée des données afférentes dans la base de données.

    Secrétariat (30%)

    • Accueille les visiteurs, filtre et achemine les appels de l’unité et fournit les renseignements relevant de sa compétence et obtient le plus d’information possible avant de transmettre les messages aux personnes appropriées et s’enquiert du suivi
    • Assure le suivi des demandes de paiement pour frais de voyage et de représentation de l’ensemble de la direction.
    • Reçoit, dépouille, trie et transmet le courrier de la direction de la Fondation HEC Montréal; rédige de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale pour la direction de la Fondation.
    • Assure l’inventaire du matériel, des fournitures de bureau et articles promotionnels nécessaires au fonctionnement de l’unité. Complète les formulaires de demande d’achat requis.
    • Effectue le travail de secrétariat (classement, mises-à-jour dans Raiser’s Edge et PeopleSoft, envois postaux et fusions) pour les activités des cabinets comptables et fait les suivis nécessaires.
    • Communique avec le secrétariat général et la direction de l’École pour obtenir les signatures, rendez-vous, agendas, etc.
    • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à l’École.

    Soutien aux autres activités (10%)

    • En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux.
    • Participe à l’organisation logistique et matérielle de différents événements de la Fondation (colloques, conférences, déjeuners, activités spéciales, etc.).
    • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

    Veille technologique

    Identifie les opportunités qu’offrent les technologies de l’information et les nouveaux services offerts par les fournisseurs, puis soumet ses recommandations à son supérieur immédiat.
    Conseille son supérieur immédiat sur les nouveaux outils de développement pouvant soutenir les activités des employés du Service de développement de systèmes d’information.

    Profil recherché

    • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente
    • Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
    • Connaissances spécifiques à l’emploi
    • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrit
    • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrit
    • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
    • Connaissances du fonctionnement d’organismes philanthropiques
    • Connaissances du fonctionnement d’un système de gestion intégrée ou d’un système de collecte de fonds (ex. Raiser’s Edge)
    • Professionnalisme, discrétion
    • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
    • Jugement et capacité de synthèse dans le traitement de l’information
    • Capacité de travailler sous pression, sur plusieurs dossiers simultanément et sous la direction de plusieurs personnes à la fois
    • Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision
    • Habileté rédactionnelle
    • Sens de l’organisation et de la planification
    • Disponibilité à effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
    • Intérêt marqué pour l’apprentissage et l’utilisation des nouvelles technologies
    • Connaissance d’un logiciel de collecte de fonds (ex. : Raiser’s Edge) – atout
    • Connaissance de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels – atout

    Avantages

    • Échelle salariale jusqu’à 57 612 $, selon les années d’expérience pertinente
    • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
    • 15 jours fériés
    • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
    • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

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