Secrétaire réceptionniste

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Location: Québec Montréal H4T 1N3 617 Rue McCaffrey CA

Emballages Spectrum inc
617 Rue McCaffrey, Saint-Laurent, QC

Description sommaire du poste

La personne titulaire du poste est responsable de la réception des appels téléphoniques, de l’accueil des visiteurs ainsi que d’autres tâches de secrétariat. Elle effectue également des tâches de confiance complexes et confidentielles qui exigent une très bonne connaissance des procédures et des exigences organisationnelles. Finalement, elle est en soutien aux différents départements à travers une variété de tâches de secrétariat.

Liste des responsabilités

1. Réception

  • Filtre les appels
  • Effectue la réception des colis et distribution du courrier aux personnes responsables
  • Accueille des visiteurs et s’assure qu’ils respectent les règles établies

2. Secrétariat

  • Gère l’inventaire et les commandes de fournitures de bureau
  • Classe tous les documents reliés à l’administration et les versions électroniques
  • Numérise et/ou faxe les documents requis selon les demandes de tous les départements
  • Gère la boîte de courriel info@spectrumpharma.ca et achemine les courriels à la bonne personne
  • Corrige et mets en page des documents
  • Assure la coordination des activités de certains comités ou réunions
  • Imprime des étiquettes pour les différents départements
  • Planifie et organise des réunions du conseil d’administration, du comité de direction, des audits externes et des visites des clients
  • Génère les bons de commande et place les commandes des consommables
  • Demande de soumissions pour les consommables
  • Remplis des formulaires d’ouverture de compte et autres formulaires
  • Assure un support technique de l’imprimante
  • Envoi de lettres par la poste
  • Recherche, effectue des demandes de prix et participe à des achats selon les demandes du comité de direction
  • Numérise les dossiers d’emballages, lorsque finalisés

3. Soutient administratif aux autres départements

  • Prépare et classe les documents de de formation de tous les employés dans les cartables de formation respectifs
  • Assure la mise à jour de la matrice de formations des employés
  • Prépare les dossiers administratifs des commandes d’emballage lors des lancements de commande
  • Prépare les bons de commande des produits et composantes à recevoir
  • Transmet les dossiers administratifs des commandes expédiés à la facturation
  • Tâches comptable diverses
  • Soutien au département des comptes payables

Qualifications requises

  • Diplôme d’études collégiales ou professionnelles en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente
  • Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire
  • Excellente maîtrise de la langue française et anglaise, à l’oral et à l’écrit
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office
  • Connaissance générale d’un système ERP (Prextra – un atout)
  • Bilingue français / anglais

Qualités, aptitudes et compétences recherchées

  • Professionnalisme, discrétion et confidentialité
  • Entregent, souriant
  • Autonomie et sens de l’initiative
  • Assiduité
  • Sens de l’organisation
  • Souci du détail et rigueur
  • Capacité à gérer et à prioriser plusieurs dossiers et projets à la fois
  • Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéanciers
  • Attitude positive, bon esprit d’équipe

 

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