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Adjoint(e) Administratif(ve)

KTM Canada
8701 Rue Samuel Hatt, Chambly, QC
À plein temps

Description de poste :

Titre de l’emploi : Adjoint administratif – Canada

Service : Administration

Supérieur : Directeur général

Statut : Salarié

Lieu de travail : Chambly (Québec)

Préparé par : Service de ressources humaines

Sommaire :

Sous supervision générale, l’adjoint administratif assure un soutien administratif à tous les services du bureau canadien. La personne est le point de communication et de liaison entre les États-Unis et le Canada en ce qui concerne les tâches administratives et les opérations quotidiennes.

Principales fonctions et responsabilités :

  • Apporter un soutien administratif général aux différents membres de l’équipe dans un environnement actif.
  • S’occuper du travail de bureau et des tâches administratives de base, en plus d’identifier les possibilités d’améliorer le système et de réduire les frais d’exploitation.
  • Assurer le bon fonctionnement du travail par la coordination de projets ou de diverses tâches administratives et communiquer les résultats obtenus par un suivi efficace.
  • Trier et distribuer le courrier entrant/sortant au quotidien et s’occuper des livraisons du lendemain, au besoin.
  • Accueillir les visiteurs, répondre aux appels et les diriger vers les personnes appropriées.
  • Organiser et coordonner les déplacements nationaux et internationaux de tous les membres du personnel, au besoin.
  • Programmer les réunions des membres du personnel et préparer le matériel pertinent aux rencontres (Word, PPT, Excel) lorsqu’il y a lieu.
  • Préparer les commandes d’achats et les demandes de factures en vue de les acheminer au Service des comptes payables de l’entreprise au siège social des États-Unis. Au besoin, apporter un autre type de soutien en ce qui a trait à la comptabilité et aux finances, comme de contribuer à respecter le budget du bureau par la consignation, le suivi et le traitement des dépenses.
  • Maintenir le matériel et l’équipement de bureau en vérifiant les stocks et en effectuant les commandes.
  • Gérer tous les dossiers et fichiers, y compris les copies papier et les documents électroniques.
  • Être la personne contact avec les organismes gouvernementaux.
  • Assurer la qualité des communications en français pour l’ensemble du marché québécois et contribuer aux projets de traduction.
  • Gérer tous les contrats canadiens dont : immobilier, location de véhicules, entretien, sécurité, courses, marketing, assurance, etc.
  • Rédiger des rapports et compiler des informations, au besoin.
  • Travailler avec le Service des TI de l’entreprise aux États-Unis ou avec d’autres intervenants, lorsqu’il y a lieu, quant aux questions relatives au matériel informatique, accès aux systèmes, téléphones, etc.
  • Assister l’équipe des ressources humaines de l’entreprise au États-Unis dans diverses tâches administratives, comme recueillir et distribuer des formulaires aux employés, assurer le suivi des avantages sociaux en instance ou d’autres actions du Service RH, gérer le calendrier/suivi des congés, autres activités des employés, etc.
  • Prioriser et gérer simultanément plusieurs projets et s’occuper des problèmes en temps opportun.
  • Sous la direction du siège social américain, communiquer des renseignements importants aux concessionnaires par le site dealer.net ou par courriels multiples.
  • Effectuer des publipostages de masse pour les vêtements, pièces et accessoires (PV&A) et le matériel de marketing à l’aide du moyen d’expédition le plus économiquement avantageux.
  • S’acquitter de d’autres tâches selon les directives.

 

Expérience requise : 

  • Expérience de trois à cinq (3-5) ans dans un rôle administratif.
  • Le bilinguisme anglais et français est obligatoire.
  • Compétence voulue avec la Suite Office.
  • De l’expérience dans le domaine de la moto, des sports motorisés ou du plein air constitue un atout.

Formation exigée :

  • Diplôme d’études secondaires obtenu.

Autres compétences et aptitudes :

La personne doit généralement démontrer les qualités suivantes :

  • Capable d’assurer la confidentialité en tout temps
  • Tact et professionnalisme dans les relations interpersonnelles et le travail d’équipe avec la clientèle interne et externe; se montrer agréable et cordial
  • Éthique du travail, productivité, efficacité et présence
  • Respect de la politique de l’entreprise ainsi que des règles de sécurité, lois municipales/provinciales/fédérales en matière d’emploi
  • Sens de l’organisation et attention portée aux détails
  • Grandes compétences de gestion
  • Polyvalence dans un environnement mouvementé aux nombreux échéanciers et en constante évolution
  • Flexibilité d’adaptation aux changements dans un court délai
  • Priorité de la charge de travail, respect des échéanciers et aptitude à aborder les problèmes en temps opportun
  • Connaissances de base en mathématiques
  • Concentration sur la clientèle interne et externe
  • Capacité analytique
  • Automotivation et initiative personnelle

Supervision de personnel :  Aucune

Personnes-ressources :

À l’intérieur :  l’ensemble du personnel canadien de tous les services, certains membres du personnel du siège social américain comme Finances, TI, RH, ventes, marketing, etc.

À l’extérieur : concessionnaires, visiteurs, clients

Capacité de jugement/raisonnement :

  • Aptitude à reconnaître les irrégularités et à résoudre rapidement des problèmes avec bon jugement, calme et diplomatie.
  • Faire preuve de réflexion et de bon sens et déterminer lorsque des problèmes doivent être abordés plus sérieusement.

Exigences physiques : 

Les exigences physiques suivantes sont généralement représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour exécuter efficacement les fonctions relatives à son poste. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre à des personnes de différentes aptitudes physiques d’effectuer les tâches liées à leurs emplois. Dans le cadre de ses fonctions, l’employé est régulièrement appelé à voir, parler, entendre et discuter; se tenir assis, debout ou marcher; utiliser la dextérité de ses mains et de ses doigts; atteindre un objet avec ses mains ou ses bras; s’agenouiller, se pencher et se baisser, en plus d’être capable de :

  • Lever, déplacer et transporter jusqu’à 15 kg, < 5 % au quotidien
  • S’asseoir à un bureau et utiliser un ordinateur, 90 % au quotidien
  • Parler, entendre et discuter au téléphone, 60 % au quotidien
  • Se tenir debout, marcher, se pencher, se baisser, pivoter, s’accroupir, 20 % au quotidien

Milieu de travail :

En général, les conditions suivantes en milieu de travail sont représentatives de celles qui prévalent quand un employé s’acquitte de ses tâches principales dans le cadre de ses fonctions.  Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour permettre à des personnes de différentes aptitudes physiques d’effectuer les tâches liées à leurs emplois dans cet environnement.

  • Le niveau de bruit dans cet environnement est considéré de bas à modéré.
  • Milieu en effervescence aux nombreuses distractions
  • Travail de bureau professionnel mais détendu
  • Possibilité d’heures de travail prolongées
  • Possibilité de déplacements au besoin; les déplacements représentent environ 15 % de ce poste.

Sélection obligatoire avant embauche

  • Criminalité – Méfait et acte répréhensible (7 ans)
  • Base de données des crimes nationaux (7 ans)
  • Dossier de conduite

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