Adjoint.e à l’administration

Le Collectif régional de développement du Bas-Saint-Laurent est un organisme de planification et de concertation en  matière de développement régional. Il agit au nom de ses membres, les MRC du Bas-Saint-Laurent, afin de faire  rayonner la vision et le plan de développement de sa communauté. 

Description  

Sous l’autorité de l’adjointe de direction, le titulaire du poste assure la communication entre l’organisation  et le public, et l’efficacité du fonctionnement administratif de l’organisation. Il travaille étroitement avec  l’adjointe de direction, ainsi qu’en soutien à la responsable des communications et aux directions adjointes  des différents secteurs. 

Principales responsabilités 

• Accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et les dirige vers l’endroit approprié
• Transmet les appels téléphoniques et les messages aux destinataires 
• Répond aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique
• Traite le courrier postal et électronique et les autres documents reçus, et coordonne la circulation  des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes 
• Gère le classement et l’archivage des documents de l’organisation 
• Tient à jour les différentes bases de données 
• Commande les fournitures de bureau, en tient l’inventaire et assure le bon fonctionnement des  équipements  
• Gestion de base du système téléphonique (postes, boîtes vocales et messages d’accueil) ; 
• Former au besoin les employés de l’organisation en ce qui a trait à l’utilisation du système  téléphonique, des imprimantes et du photocopieur ;  
• Supporte les directions adjointes dans leurs tâches cléricales 
  • Transcrit, corrige et effectue la mise en page de documents  
  • Organise et participe à diverses réunions de comités et rédige les procès-verbaux
  • Collabore à l’organisation de réunions, colloques, congrès et autres évènements o Gère les réservations (salles, traiteurs, équipements, etc.) 
  • Exécute des recherches, compile et prépare des données selon des demandes spécifiques 
• Soutien la responsable des communications dans ses activités courantes 
  • rédaction de contenu et publications (réseaux sociaux) 
  • mise en page créative (utilisation de logiciels tels que Canva) 
  • mise à jour de base du site internet  
• Réalise toute autre tâche connexe

Qualifications requises 

• DEC en techniques de bureautique ou DEP en secrétariat et 2 à 3 ans d’expérience pertinente
• Expérience en communication est un atout 
• Connaissances informatiques de la Suite Office et de l’environnement Google
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit 

Compétences et aptitudes requises 

• Autonomie 
• Courtoisie 
• Discrétion 
• Polyvalence 
• Respect de la confidentialité 
• Rigueur 
• Sens de l’initiative 
• Sens de l’organisation 
• Sens des responsabilités  
• Souci de la satisfaction de la clientèle 
• Souci du détail 

Conditions d’emploi 

• Nombre d’heures par semaine : 35 
• Statut d’emploi : Temporaire, remplacement d’un an (15 août 2022 au 25 août 2023)
• Lieu de travail : Rimouski  
• Salaire : Entre 24,11 $ et 28,82 $ de l’heure  
• Assurances collectives  

Faites parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour le  poste, via le formulaire de Secrétaire-inc, et ce, avant le 7 août 2022 à minuit.  

Prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidates et les candidats qui auront été sélectionnés pour une entrevue.