Adjoint.e administratif.ive

Autorité des marchés financiers https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2018/12/autorite-des-marches-financiers.jpg

Location: Quebec Quebec City CA

Autorité des marchés financiers
Québec

Job reference : 1053

Voici un avant-goût de quelques avantages dont vous bénéficierez avec ce poste :

  • Horaire flexible de 35 heures/semaine;
  • Heures supplémentaires rémunérées;
  • Travail en mode hybride;
  • Cotisation à un fonds de pension à prestations déterminées.

Vous souhaitez être une personne de référence au sein de plusieurs directions et assumer un rôle de collaboration avec nos différents assujettis? Vous avez une aisance avec les outils technologiques et vous aimez rester à jour sur ce plan? Vous savez montrer de l’initiative, de la proactivité et de la discrétion dans vos fonctions? Voici ce que nous vous proposons.

Principaux défis

  • Agir en tant que personne de référence pour la surintendance en collaborant avec le bureau du président ainsi que les autres surintendances et vice-présidences de l’Autorité;
  • Agir en tant que personne de référence auprès des collaborateurs de dirigeants d’institutions financières assujetties à l’Autorité, d’organismes réglementaires, d’associations ou de toutes autres parties prenantes avec qui le surintendant fait affaire;
  • Gérer les courriels, la correspondance, les appels téléphoniques et les agendas;
  • Agir en fonction des pouvoirs délégués sur le plan administratif (approbation de factures et feuilles de temps);
  • Planifier et organiser des rencontres et des événements en prenant en charge le volet logistique;
  • Préparer l’ordre du jour des réunions et assurer la production de documents administratifs en amont et en aval des rencontres (Excel, PowerPoint et Word);
  • Assurer la gestion administrative des projets en cours, la production de documents et la coordination d’activités au sein de l’équipe;
  • Effectuer des demandes de service ainsi que le suivi du paiement des factures et des différents comptes de dépenses;
  • Analyser les dossiers et les documents en fonction des urgences; distribuer et suivre le cheminement et les échéances; effectuer les rappels nécessaires;
  • Assurer la qualité et la coordination des documents déposés au conseil d’administration de l’Autorité de même que le respect des échéances de dépôt des documents.

Profil recherché

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou l’équivalent;
  • Posséder six années d’expérience pertinente en secrétariat de haute direction;
  • Avoir de très bonnes connaissances de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et idéalement d’outils de communication utilisés entre autres pour les visioconférences;
  • Avoir la capacité de travailler dans un environnement sans papier;
  • Montrer des habiletés et de la polyvalence dans l’utilisation des différentes technologies de l’information, notamment les applications mobiles;
  • Avoir une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise, à l’oral et à l’écrit.

Habiletés professionnelles

  • Sens aigu de l’initiative et savoir-être proactif;
  • Respect des délais serrés et capacité à travailler efficacement sous pression et de façon autonome;
  • Compétences avérées en organisation du travail et en gestion des priorités;
  • Tact et diplomatie;
  • Discrétion et jugement;
  • Relations efficaces à tous les niveaux hiérarchiques;

Veuillez prendre note que les personnes dont la candidature sera retenue devront se soumettre obligatoirement à une enquête de bonnes mœurs et d’antécédents judiciaires en lien avec l’emploi.

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité d’emploi et nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

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