Adjoint.e administratif.ive

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Location: Quebec Montreal CA

Autorité des marchés financiers
Montréal ou Québec

Date de fin d’affichage : 30 mars 2022

Lieu : Québec /Montréal

Type de contrat : Poste régulier

Vous cherchez à relever de nouveaux défis en soutien administratif, et ce, dans une équipe stimulante ? Postulez sans tarder!

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour travailler en étroite collaboration avec la vice-présidente, stratégie, risques et performance et son équipe. Vous êtes connu(e) pour votre dynamisme et votre capacité d’organisation et de gestion des priorités, et vous faites preuve d’une grande habileté interpersonnelle? Vous vous joindrez à une équipe stimulante qui valorise l’aspect humain et qui vous fera participer à des projets en lien avec l’avenir de l’organisation.

Dans ce rôle, le titulaire du poste devra assister la vice-présidente et son équipe en réalisant des activités administratives de qualité. La proactivité, la discrétion et le souci du détail seront au cœur de la réussite de son mandat. À l’heure actuelle, nous soutenons le travail à distance à 100 %; nous passerons ensuite en mode hybride dès que les conditions sanitaires seront favorables.

Voici un avant-goût de quelques avantages dont vous bénéficierez avec ce poste :

  • Horaire flexible de 35 heures/semaine;
  • Heures supplémentaires rémunérées;
  • Cotisation à un fonds de pension à prestations déterminées.

Principales responsabilités

  • Agir en tant que personne-ressource pour la vice-présidence en collaborant avec les adjointes du bureau du président et celles des membres du comité de direction;
  • Participer à l’organisation des rencontres en prenant en charge la logistique (envoi des invitations électroniques, réservation de salles de réunion, envoi des modalités de connexion à distance), préparer les documents nécessaires (ordre du jour, compte rendu, autres documents) et assurer leur relecture, et assurer l’envoi du support documentaire aux participants;
  • Gérer l’agenda et les courriels, et prendre en charge les appels téléphoniques et la correspondance;
  • Soutenir la réalisation des tâches liées à la reddition et à la production de documents, par exemple : planifier les rencontres, établir les échéanciers des livrables, procéder à la collecte, à la vérification et à l’entrée des données, effectuer les suivis auprès des parties prenantes et préparer et réviser les documents;
  • Organiser les déplacements professionnels et préparer les comptes de dépenses;
  • Effectuer certaines tâches administratives (demande de fournitures; suivi des factures et supervision des feuilles de temps et de projets);
  • Assurer l’inscription de la vice-présidente et de ses gestionnaires aux formations internes et externes;
  • Tenir à jour les procédures, les modèles et les formulaires de l’équipe.

Au besoin, et sur demande, accomplir toute tâche connexe requise par son supérieur.

Exigences et qualifications

La personne doit détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau ou l’équivalent.

ET

  • Posséder six (6) années d’expérience pertinente en secrétariat de haute direction;
  • Avoir de très bonnes connaissances de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint) et des outils de communication (Teams);
  • Avoir une excellente connaissance des techniques de bureautique;
  • Détenir des habiletés et de la polyvalence dans l’utilisation des différentes technologies de l’information;
  • Avoir une excellente connaissance de la langue française, à l’oral et à l’écrit;
  • Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise, à l’oral et à l’écrit;

Habilités professionnelles

  • Sens aigu de l’initiative et proactivité;
  • Respect des délais serrés et capacité à travailler efficacement sous pression et de façon autonome;
  • Compétences avérées en organisation du travail et gestion des priorités;
  • Tact et diplomatie;
  • Discrétion, confidentialité et bon jugement;
  • Relations efficaces à tous les niveaux hiérarchiques;
  • Esprit de collaboration au sein de l’équipe et avec les autres secteurs de l’Autorité.

Veuillez prendre note que les personnes dont la candidature sera retenue devront se soumettre obligatoirement à une enquête de bonnes mœurs et d’antécédents judiciaires en lien avec l’emploi.

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité d’emploi et nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

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