Adjoint(e) à la Direction générale

Location: Montréal

Chambre des huissiers de justice du Québec
Montréal
À plein temps

Chambre des huissiers de justice du Québec

507, Place-d’Armes, bureau 970 Montréal (Québec) H2Y 2W8

En collaboration avec la Directrice générale et Secrétaire, l’adjoint-e à la Direction assume les responsabilités suivantes :

Sommaire des responsabilités

Secrétariat

  • Transmettre les convocations des réunions du Conseil d’administration et de certains comités, préparer les documents pour ces réunions, assurer le classement des procès-verbaux, résolutions et politiques internes;
  • Coordonner les réunions des comités en effectuant les convocations, la préparation et la distribution de documents, réservation de salles, d’équipements, etc.) ;
  • Assurer la mise à jour de la liste des membres, le suivi des déclarations annuelles et des cotisations, faire de la saisie de données;
  • Assurer la mise à jour des dossiers et du classement de l’exercice en sociétés; 
  • Préparer les comptes à payer, les réclamations des comptes de dépenses et autres pour les services comptables;
  • Préparer la liste d’achat des fournitures de bureau, coordonner les services d’entretien des lieux de travail;
  • Assurer un soutien de secrétariat à la Syndique; 
  • Préparer des documents;
  • Participer à toute autre activité connexe.

Réception

  • Répondre et traiter les appels téléphoniques, le courrier, les courriels et accueillir les visiteurs; transmettre les demandes d’information aux responsables, maintenir le procédurier à jour.

Compétences

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau ou toute autre formation jugée équivalente;
  • Un minimum de cinq ans d’expérience dans un poste comparable;
  • Maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel);
  • Capacité de rédaction, connaissances de la grammaire et de l’orthographe;
  • Connaissance du système professionnel, un atout.

Habiletés et compétences souhaitées

  • Jugement dans l’interprétation des directives et des priorités 
  • Orientation client
  • Rapidité d’apprentissage et d’exécution, rigueur, discrétion
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles, travail d’équipe
  • Capacité d’adaptation face à des situations variées

Salaire, avantages sociaux et vacances

  • Statut : emploi permanent, 35 heures semaine
  • Échelle salariale : 38 500$ à 45 500 $
  • Assurances collectives
  • Entrée en poste : dès que possible 

Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation à la gestion des ressources humaines en précisant le titre du poste.

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