Adjoint(e) à la Direction générale

Relevant de la Directrice générale et Secrétaire, l’Adjointe à la Direction  générale assume les responsabilités suivantes : 

Sommaire des responsabilités 

Secrétariat 

• Transmettre les convocations des réunions du Conseil d’administration  et de certains comités, préparer les documents pour ces réunions, assurer le classement des procès-verbaux, résolutions et politiques  internes; 
• Coordonner les réunions des comités en effectuant les convocations, la  préparation et la distribution de documents, réservation de salles, d’équipements, etc.) ; 
• Assurer la mise à jour de la liste des membres, le suivi des déclarations  annuelles et des cotisations, faire de la saisie de données; 
• Assurer la mise à jour des dossiers et du classement de l’exercice en  sociétés;  
• Préparer les comptes à payer, les réclamations des comptes de dépenses  et autres pour les services comptables; 
• Préparer la liste d’achat des fournitures de bureau, coordonner les  services d’entretien des lieux de travail; 
• Assurer un soutien de secrétariat à la Syndique;  
• Préparer des documents; 
• Participer à toute autre activité connexe. 

Réception 

• Répondre et traiter les appels téléphoniques, le courrier, les courriels et accueillir les visiteurs; transmettre les demandes d’information aux  responsables, maintenir le procédurier à jour.

Compétences 

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de  bureau ou toute autre formation jugée équivalente; 
• Un minimum de cinq ans d’expérience dans un poste comparable;
• Maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel); 
• Capacité de rédaction, connaissances de la grammaire et de  l’orthographe, utilisation d’Antidote; 
• Connaissance du système professionnel, un atout. 

Habiletés et compétences souhaitées 

• Jugement dans l’interprétation des directives et des priorités 
• Orientation client 
• Rapidité d’apprentissage et d’exécution, rigueur, discrétion
• Habiletés dans les relations interpersonnelles, travail d’équipe
• Capacité d’adaptation face à des situations variées 

Salaire, avantages sociaux et vacances 

• Statut : emploi permanent, 35 heures semaine ( 8 h30 – 16 h30)
• Échelle salariale : 38 500$ à 45 500 $ 
• Assurances collectives 
• 2 semaines de vacances, temps des Fêtes et jours fériés
• 3 journées discrétionnaires  
• Entrée en poste : début juin ou avant  
• En raison de la pandémie, le travail est de rigueur et les bureaux sont  fermés. Cependant, la Direction générale peut demander  occasionnellement et par nécessité qu’une activité ait lieu aux bureaux  de la Chambre. 

Faire parvenir votre curriculum vitae, lettre de motivation et tout autre document d’intérêt.