Adjoint(e) administratif(-ive)

GROUPE D’ENTRAIDE G.E.M.E. https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/04/GROUPE-D’ENTRAIDE-GEME-SI.jpg

Location: Quebec Longueuil CA

GROUPE D’ENTRAIDE G.E.M.E.
Longueuil
À plein temps

Le GROUPE D’ENTRAIDE G.E.M.E. qui vient en aide aux personnes souffrant de troubles anxieux  cherche à pourvoir un poste d’adjoint (e) administratif (ve) pour son équipe de direction. Si  vous avez envie de vous joindre à une équipe dynamique, où il fait bon vivre, cet emploi est  pour vous! 

Horaire : 35 heures par semaine réparties du lundi au vendredi de 9h à 17h et  occasionnellement, certains soirs et fins de semaine lors d’événements. 

Taux horaire : 19$ par heure. 

Lieu de travail : Le travail doit être effectué, en temps de pandémie, principalement en  télétravail. En temps normal, le travail est effectué dans les bureaux administratifs de  G.E.M.E. Des déplacements occasionnels pourront être requis lors de certains événements. 

Vacances annuelles : Le GROUPE D’ENTRAIDE G.E.M.E. offre 5 semaines de vacances annuelles  en plus d’un congé rémunéré lors de la période des Fêtes de fin d’année (entre Noël et le Jour  de l’An). 

Le GROUPE D’ENTRAIDE G.E.M.E. est la porte vers le mieux-être! 

Principales responsabilités: Sous la responsabilité de la directrice, vous serez appelé à réaliser  un ensemble d’activités : 

  • Fournir des services administratifs et de secrétariat général; 
  • Assurer l’accueil des visiteurs (lors de la reprise des activités du groupe en présentiel); Répondre aux appels téléphoniques et en assurer le suivi; 
  • Soutenir ponctuellement, la logistique afférente à la gestion des événements du  groupe : ateliers, conférences, événement de collecte de fonds annuelle, ou autres;  Coordonner la circulation des documents dans les groupes de soutien, etc.; Élaborer différentes présentations, publications, documents ou rapports, lettres et  compte rendu de réunions;
  • Tenir à jour différents registres, système de classement et archivage (physiques et  informatiques); 
  • Saisir et mettre à jour l’information dans les bases de données, dans les fichiers Excel ou autres; 
  • Offrir, en période de pointe, un soutien administratif pour les autres activités du  groupe; 
  • Assurer l’inventaire, le rangement et selon le cas, la distribution des fournitures de  bureau, du matériel d’impression ou autres; 
  • Assurer, en présentiel, le traitement du courrier entrant et sortant ainsi que toute autre  tâche requise en lien avec la réception et l’administration; 
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau, suivi auprès de fournisseurs de services de  bureaux et d’entretiens, incluant la photocopieuse; 
  • Recueillir, colliger et saisir diverses informations financières nécessaires à la  préparation des documents requis par la directrice; 
  • Maintenir et s’assurer d’un environnement propre et voir à l’entretien ménager de  l’administration, s’il y a lieu (documents confidentiels à déchiqueter, récupération,  poubelle, surface propre, etc.); 
  • Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de la directrice. Les habiletés recherchées, expérience et compétence : 
  • Formation, DES en secrétariat ou DEC en administration ou toute expérience  équivalente; 
  • 5 années d’expérience cumulées dans un poste semblable; 
  • Excellente maîtrise des différents outils informatiques, dont les logiciels de la suite  Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook); 
  • Une excellente maîtrise du français écrit et parlé; 
  • Axée sur les résultats et apte à respecter les échéanciers prescrits; Habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois; 
  • Force en planification et en organisation du travail ainsi qu’au niveau de la gestion des  priorités; 
  • Posséder une facilité à entretenir des relations respectueuses et empathiques envers  les autres et dans la confidentialité; 
  • Autonome et pourvu d’un sens de l’initiative; 
  • Produire des documents de qualité (contenu et forme). 

Le GROUPE D’ENTRAIDE G.E.M.E. respecte les chances d’égalités en emploi pour tous. 

Le processus de sélection se fera en virtuel et en présentiel dans le respect des mesures  sanitaires. 

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae par courriel à madame Lucie Bergeron, directrice générale, via le formulaire de Secrétaire-inc.

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