Adjoint(e) administratif(-ive)

Maison de soins palliatifs du Littoral https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/05/maison-de-soins-paliatifs-du-littoral-SI.jpg

Location: Quebec Levis CA

Maison de soins palliatifs du Littoral
Lévis
À plein temps
Ce poste a été comblé

Sous la supervision de la directrice générale, l’adjointe administrative collabore au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités administratives et de ressources humaines.

Principales responsabilités :

  • Soutenir la direction dans les dossiers de ressources humaines : affichage de poste, mise à jour des dossiers du personnel, préparer les données pour la production de la paie.
  • Rédiger, modifier et mettre en page différents documents : lettres, ententes, rapports, banque de noms, statistiques, révision linguistique, etc.
  • Procéder à certains achats par carte de crédit et suivi du paiement du compte.
  • Assurer le suivi de certains fournisseurs : ouverture de compte, formulaire paiement direct et vérification des factures.
  • Collaborer à la préparation budgétaire et à la vérification comptable annuelle.
  • Effectuer le suivi du courrier postal, des retours d’enveloppes et des courriels de l’adjointe et la direction générale.
  • Assister la directrice général lors de ses absences dans le suivi des demandes d’admissions et des dossiers des résidants.
  • Participer à l’élaboration et la production de formulaires et rapports de l’équipe de soins et des bénévoles.
  • Participer à différentes rencontres internes, selon les besoins. 
  • Participer dans la planification des activités de logistiques lors de réunions ou formations.
  • Assurer un support technique à la direction générale, au personnel, aux bénévoles et à la clientèle.
  • Soutenir la direction générale et le personnel dans les applications informatiques : Suite Office, feuilles de temps, accès réseau, etc.
  • Collaborer au développement et à la mise à jour des outils de communication et médias sociaux :  site Web, Facebook, LinkedIn.
  • Participer au développement philanthropique dans l’organisation d’activités, dans l’analyse, la rédaction de documents, la saisie et la compilation des données, les requêtes dans la banque de données, etc.
  • Assurer un suivi des dons de charité : envoi des reçus, des lettres de remerciements, vérification des coordonnées, etc.
  • Envoyer différentes correspondances aux familles et proches : cartes, commémoration, sondages, etc.
  • Numérisation des dossiers des résidants, du personnel, différents rapports et autre correspondance.
  • Soutenir les bénévoles au service d’accueil.
  • Commander les fournitures de bureau et en vérifier la réception.
  • Assurer l’entretien de l’équipement de bureau : imprimante, photocopieurs, compteur postal, etc.

Profil recherché

  • Diplôme en technique de bureautique, en secrétariat, en administration ou formation spécifique au rôle d’ajointe administrative.
  • Détenir 5 années d’expérience dans le domaine bureautique et administratif
  • Maîtriser le français écrit et parlé
  • Maîtriser la suite Office
  • Faire preuve de rigueur professionnelle et de minutie
  • Faire preuve de discrétion et maintenir la confidentialité
  • Compétences en matière d’organisation et de gestion des priorités
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative
  • Adhérer aux valeurs de l’organisme : respect, intégrité, professionnalisme
  • Adopter une approche orientée vers le client.

Type d’emploi

  • Emploi régulier 35 heures par semaine
  • Du lundi au vendredi, 7 heures par jour
  • Salaire concurrentiel de 24,50 $ l’heure 

Seules les candidatures retenues seront contactées pour une entrevue.  

Bien vouloir acheminer votre candidature auprès Mme Guylaine Parent, directrice générale de la Maison de soins palliatifs du Littoral, d’ici le 28 mai 2021 via le formulaire de Secrétaire-inc.



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