Adjoint(e) administratif(-ive)

Principal https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/07/Principal-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Principal
Montréal
À plein temps

Principal est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve à temps plein ayant au moins 5 ans d’expérience, préférablement dans un studio de design ou en agence. L’entrée en poste est prévue pour le 9 août prochain.

Principal est un studio de design et de technologie innovant basé sur la réflexion stratégique. L’entreprise offre des services spécialisés en conception d’identités visuelles adaptées aux interfaces interactives, au médium imprimé, au design d’exposition et à la signalétique. Sa clientèle est institutionnelle et corporative. L’environnement de travail est créatif et à échelle humaine : 11 personnes contribuent activement à la culture d’entreprise. Nous travaillons actuellement à domicile, mais un retour progressif au bureau est prévu dans les prochaines semaines.

Description du poste

Sous la responsabilité du directeur des finances et faisant partie de l’équipe de gestion, l’adjoint.e administratif.ve assure les opérations du studio et agit en support à l’équipe de direction. Oeuvrant dans une petite équipe, la personne recherchée touchera à plusieurs fonctions de l’entreprise, dont la comptabilité, les ressources humaines et la gestion générale du studio.

Tâches liées à l’administration / comptabilité

  • Gérer et coordonner la facturation
  • Gérer la réception des factures des fournisseurs et le traitement de celles-ci
  • Être le principal lien avec la comptabilité (répondre aux questions liées aux opérations et réaliser diverses tâches qui facilitent le travail de comptabilité)
  • Réaliser les rapports en lien avec la rentabilité des projets de manière mensuelle
  • Classer et remplir les formulaires des clients et des fournisseurs
  • Assister le Directeur financier dans l’ensemble de ses fonctions

Tâches liées aux ressources humaines

  • Coordonner le processus de recrutement
  • Collaborer aux tâches reliées au processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés
  • Recevoir les demandes des employés et les diriger vers les bonnes ressources
  • Effectuer le suivi des feuilles de temps des employés
  • Coordonner les tâches relatives à la paie des employés
  • Assister le Directeur des ressources humaines dans l’ensemble de ses fonctions

Tâches liées aux opérations et à la coordination du bureau 

  • Assister les chargé-es de projet dans la réalisation des horaires de travail des employés
  • Assister les chargé.es de projet dans la gestion interne
  • Assister les différentes équipes du studio dans la coordination de production
  • Animer les rencontres de coordination hebdomadaires
  • Réaliser diverses tâches liées à la promotion du studio
  • Prendre les appels et les répartir aux personnes concernées
  • Trier, classer et répondre aux courriels provenant de la boîte mail générale
  • Assurer le bon fonctionnement du studio (gérer les travaux d’améliorations locatives, effectuer les différents achats, coordonner le service ménager, etc.)
  • Participer au développement et à la mise en place des activités du bureau

Qualités recherchées

  • Grande autonomie dans la réalisation des tâches
  • Excellent sens de l’organisation et souci du détail
  • Personne créative et passionnée
  • Clarté dans les communications
  • Esprit de synthèse et très bonne capacité de rédaction
  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
  • Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit)

Profil recherché

  • Expérience de plus de 5 ans dans des postes similaires
  • Bonnes habiletés en administration et en comptabilité
  • Bonne compréhension des différentes spécialités du design
  • Bonne compréhension des projets numériques

Le rôle d’adjoint.e administratif.ve est central dans le studio, c’est pourquoi nous porterons une grande importance aux qualités interpersonnelles des candidats. Ayant accès à des informations sensibles, la personne devra également démontrer un bon jugement et une grande discrétion.

Les tâches pourront être ajustées en fonction des profils des individus. Nous cherchons à développer une relation à long terme basée sur le respect, la reconnaissance de la contribution et le développement de chaque personne.

Les candidat.e.s ont jusqu’au 2619 juillet pour soumettre un C.V. ainsi qu’une lettre de présentation expliquant leur motivation à travailler chez Principal. Seules les candidatures retenues seront contactées.

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