Adjoint(e) administratif(-ive) à la Vice-présidence (Montréal)

Référence de poste
VPRQ-Agent-bureau

La personne coordonne et réalise les activités administratives et de support pour l’équipe de la vice-présidence Ressources-Québec .

Responsabilités principales :

Responsabilités administratives (75 % du rôle)

• Appuyer l’équipe dans l’organisation d’événements, les convocations, les réservations et confirmations de présence à des réunions ou autres activités.
• Créer et préparer des présentations promotionnelles sur PowerPoint pour l’équipe en place. Utiliser le matériel de diffusion multimédia dans les différents locaux de l’entreprise.
• Générer et transmettre les rapports hebdomadaires et mensuels avec Excel et autres outils (suivi et contrôle opérationnel, pipeline, suivi du portefeuille, etc.).
• Compléter les divers formulaires, rapports d’analyse, tableaux, notes de service et lettres (Excel et Word), ou de gestion interne (Pipeline, portefeuille, etc.) pour l’équipe de direction en place.
• Mettre à jour les outils de gestion visuel en faisant l’extraction de données et en s’assurant de la transmission d’informations spécifiques.
• Réaliser des requêtes ou des recherches informatiques dans le système de gestion des dossiers internes (CRM).
• Gérer les agendas du vice-président et des directeurs principaux en planifiant les rencontres, selon l’importance, la priorité et les urgences à régler; régler les problèmes soumis à son attention.
• Organiser les déplacements et effectuer les réservations requises de l’équipe et remplir les registres, formulaires, rapports ou documents relatifs de déplacement.

Communication (15 % du rôle)

• Coordonner les activités de l’équipe de direction avec les intervenants internes (Direction financière, Affaires publiques, Crédit, Ressources humaines, etc.).
• Assurer les communications avec la clientèle, nouvelle ou existante et fournir les informations demandées verbalement où en transmettant la documentation pertinente.
• Recevoir les appels téléphoniques et courriels, identifier les besoins et diriger les appels. Régler les problèmes rapidement.
• Traiter la correspondance et coordonner la réception et la distribution de tous les documents pour signatures.
• Tenir à jour différents registres, systèmes de classement, numérisation ou archivage.

Suivi administratif à caractère financier (10 % du rôle)

• Recueillir, colliger et saisir diverses informations administratives nécessaires à la mise en place de dossiers ou la préparation des documents relatifs aux dossiers financiers traités.
• Réviser et assurer le suivi des demandes de financement et investissement ainsi que des demandes d’amendements.
• Participer à la coordination des activités mensuelles de gestion des sociétés en portefeuille et des séances de rencontre semestrielles de suivi du portefeuille.
• Vérifier l’exactitude des pièces administratives et des données saisies dans le système de gestion des interventions (CRM) et en faire le suivi à toutes les étapes d’une intervention financière.
• Communiquer avec les entreprises pour obtenir les documents nécessaires au suivi des dossiers et faire les mises à jour et corrections des dossiers informatisés lorsque requis.

Qualifications spécifiques requises :

• Détenir un DEP en secrétariat, idéalement un DEC en techniques administratives ou en techniques de bureautique.
• Peut détenir un Certificat en administration, finances ou comptabilité (atout).
• Posséder cinq (5) années d’expérience dans le domaine du support administratif, dont deux (2) années dans un milieu comptable, notarial ou de financement.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Fait de la langue française une fierté.
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Posséder une connaissance fonctionnelle de l’anglais.

Profil général recherché :

• Maturité professionnelle et attitude corporative.
• Agir de manière responsable et faire preuve d’autonomie.
• Savoir s’adapter, être proactif, recherche de l’efficience.
• Grand sens de l’organisation et savoir gérer son temps.
• Travailler en collaboration avec ses collègues.
• Favoriser l’excellence au service des clients et vouloir faire une différence.
• Respecter l’éthique et les valeurs de la Société.

Conditions de travail particulières :

• Disponibilité à travailler en dehors des heures normales de travail.

Conditions de travail :

Gamme complète d’avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières en cliquant sur postuler.

Investissement Québec souscrit aux principes d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte seulement.

N.B. Ce poste fait l’objet d’un affichage interne-externe simultanément.