Adjoint(e) administratif(-ive) / Administrative assistant

BDC https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/07/BDC-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

BDC
Montreal
À plein temps

Aucune autre banque ne fait ce que nous faisons.

À BDC, nous nous consacrons uniquement aux entrepreneurs canadiens. Nos employés sont aussi notre priorité. Polyvalente. Inspirante. Différente. Il y a une raison pour laquelle nous aimons travailler ici, et nous pensons que vous vous y plairez aussi.

Aperçu du poste

Le titulaire de ce poste est chargé d’effectuer des tâches administratives, incluant la maintenance de divers documents, d’aider à la mise en place de bases de données efficaces, de fournir un service clientèle de qualité et de soutenir la gestion en établissant le flux de travail et en coordonnant les agendas.

Les défis qui vous attendent

  • Effectuer des tâches liées aux achats, notamment la création de bons de commande et le traitement des factures
  • Tenir à jour une base de données des contrats et conseiller les gestionnaires sur les meilleures pratiques liées aux contrats, en particulier pour les consultants et les travailleurs contingents
  • Organiser des réunions complexes (par exemple, plusieurs parties prenantes, des différences de fuseau horaire, des invités externes, des entretiens avec des candidats, etc.)
  • Soutenir l’adjoint à la haute direction, y compris faire des demandes liées aux services informatiques et de bureau
  • Soutenir l’intégration des nouveaux employés, y compris la planification de réunions d’orientation et la distribution de documents de référence (par exemple, offre de services, organigrammes, plan marketing annuel)
  • Coordonner certains détails des opportunités de prise de parole, y compris la logistique et la création de briefs
  • Saisie des données sur certaines plates-formes (par exemple EPM)
  • Créer et examiner les rapports de dépenses pour l’équipe de direction
  • Coordonner la réservation et la distribution des billets d’événements corporatifs pour le siège social

Ce que nous recherchons

  • Diplôme d’études post-secondaires en administration de bureau (ou l’équivalent) ou baccalauréat
  • Deux à trois ans d’expérience pertinente
  • Excellentes connaissance des systèmes informatiques et des logiciels Word, Excel, Powerpoint
  • Excellentes habiletés administratives et organisationnelles
  • Bonne gestion du temps / établissements des priorités
  • Orientation sur le service à la clientèle
  • Excellente habileté de communication verbale et écrite
  • Tact, diplomatie et discrétion
  • Capacité de travailler seul et sous pression
  • Créativité/fiabilité
  • Esprit d’équipe
  • Bilinguisme dans les deux langues officielles est requis

Équité en matière d’emploi
La diversité est une valeur importante pour BDC, et nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature. Toutes les soumissions sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

English Version

No other bank is doing what we do.

At BDC, we’re devoted to Canadian entrepreneurs. We’re also dedicated to our employees. Adaptable. Inspiring. Different. There’s a reason we like to work here and we think you’ll like it too.

Position overview

This position is in charge of performing administrative duties including but not limited to the maintenance of various documents, assisting in the establishment of efficient databases, providing quality customer service, and supporting management by establishing workflow and coordinating agendas.

Challenges to be met

  • Perform tasks related to purchasing for Marketing & Communications, particularly the creation of purchase orders and the processing of invoices
  • Maintain an updated database of contracts and advise managers on best practices related to contracts, particularly for consultant and contingent workers
  • Organize complex meetings (e.g. multiple stakeholders, time zone differences, external guests, staffing interviews, etc.)
  • Support the Executive Assistant, including making IT and office services-related requests
  • Support onboarding of new employees, including scheduling orientation meetings and distributing reference materials (e.g. service offering, org charts, yearly marketing plan)
  • Coordinate certain details of speaking opportunities and writing projects including logistics and creation of briefs
  • Complete data entry in certain platforms (e.g. EPM)
  • Create and review expense reports for management team
  • Coordinate the reservation and distribution of corporate event tickets for head office

What we are looking for

  • Two or three years of experience relevant to the Bank
  • Vocational or college diploma (DEP or DEC) in office techniques
  • Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
  • Excellent administrative and organizational skills
  • Good time management / Priority setting
  • Customer service focus
  • Excellent written and communication skills
  • Tact, diplomacy and discretion
  • Ability to work independently and under pressure
  • Creativity/Dependability
  • Team player
  • Bilingualism in both official languages is required

Equal opportunity employer
At BDC, we value diversity in our workforce and encourage all qualified candidates to apply. We appreciate all responses and advise that only those candidates selected for an interview will be contacted.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

.



Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Partagez cet emploi!

Les employeurs qui recrutent
  • CHRISTIN CHEVROLET BUICK GMC
  • Collège Inter-Dec
  • Gowling WLG
  • Pillière Bolduc Notaires
  • PFD Avocats
  • Novea Recrutement inc.
  • Desjardins
  • Le Groupe Forget
  • Société québécoise des infrastructures
  • Cardio Plein Air
  • Espace Physio Forme Inc
  • ZSA
  • La Presse
  • Gestolex S.E.C.
  • Fasken
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.