Adjoint(e) administratif(-ive) principal(e), Risque des investissements privés et d’entreprise

Investissements PSP https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/08/psp.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Investissements PSP
Montréal
À plein temps

Référence de poste : R1979

À propos de nous

Investissements PSP est l’un des plus grands gestionnaires de caisses de retraite au Canada, avec 204,5 milliards de dollars en actif net sous gestion. Nous investissons des fonds pour les régimes de pensions de la fonction publique, des Forces canadiennes, de la Gendarmerie royale du Canada et de la Force de réserve. Le siège social d’Investissements PSP est à Ottawa et notre bureau principal d’affaires à Montréal. Nous comptons également des bureaux à New York, à Londres et à Hong Kong.

La réalisation et la gestion de placements complexes de portée mondiale exigent que nous travaillions dans l’esprit d’« Une seule PSP » afin de pouvoir saisir de précieuses occasions, en étroite collaboration avec certaines des plus grandes entreprises du monde. Chez PSP, vous rejoindrez une équipe motivée et des professionnels engagés, qui s’efforcent de faire croître notre organisation comme jamais auparavant.

Façonnez votre angle

Chez PSP, nous encourageons nos employés à se développer, à nouer des relations solides, à contribuer et à alimenter des plateformes d’investissement inspirantes. Nous créons un environnement qui favorise la collaboration et nous permet de penser au-delà, de manière interconnectée. Nous incitons nos employés à s’exprimer, à apprendre, à expérimenter, à partager et à intégrer un environnement de travail inclusif où la diversité est mise de l’avant. (cliquez ici)

Avez-vous ce qu’il faut pour trouver l’angle?

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) principal(e) qui relèvera du directeur général et du chef des placements privés et de la gestion du risque d’entreprise. Cette personne sera un membre actif de l’équipe et soutiendra la haute direction et les initiatives en collaborant avec ses collègues à l’interne et des contacts à l’externe. Chez PSP, nous accueillons à bras ouverts les personnes qui ont soif d’apprendre, de proposer des idées et d’innover : des personnes qui visent l’excellence, remettent en question le statu quo et recherchent des points de vue différents.

Votre rôle

En tant qu’ adjoint (e) administratif(ve) principal(e) , vous devrez :

Général

  • Soutenir le chef d’équipe et coordonner toutes les activités en fonction des priorités, telles que la gestion de l’agenda et du calendrier, la coordination des opérations quotidiennes et les communications avec les différentes parties prenantes
  • Agir en tant que contact principal pour les communications externes, ce qui inclut les organisations externes, la coordination des conférences, les soumissions, le partage des connaissances du secteur, ainsi que le développement et l’augmentation de la portée externe
  • Mettre en place et maintenir un système de rappel pour le calendrier, les procédures, les politiques et autres documents clés du Conseil d’administration
  • Proposer de manière proactive des moyens d’accroître l’efficacité et de mieux utiliser les outils de soutien (disques partagés, outils de collaboration, calendriers de vacances, etc.)
  • Planifier et coordonner les réunions internes et externes (groupe de travail sur les risques émergents, réunions entre pairs, comités, etc.)
  • Préparer les documents et le matériel pour les réunions
  • Agir en tant que point de contact principal pour la conformité aux exigences de l’entreprise, telles que les exigences minimales en matière de vacances et les processus de conformité
  • Contribuer à la planification des voyages, des formations et des conférences et à la gestion des dépenses associées
  • Veiller à la qualité et à la cohérence des documents destinés aux comités de la haute direction et au conseil d’administration; contribuer à la relecture et au formatage des documents du conseil d’administration (p. ex., les pré-négociations ou nos sections du EMR)
  • Créer et mettre en forme des mémos et des présentations PowerPoint tout en tenant à jour un répertoire de documents de référence

Placements privés

  • Recueillir auprès de l’équipe toutes les révisions de notation finales, les documents post-négociations et les documents des institutions financières et préparer l’ordre du jour du comité du risque des placements (« CRP »), en assurant la coordination avec l’assistant exécutif du chef de la direction financière et de la gestion du risque pour obtenir le consentement du CRP et les changements de notation
  • Rassembler et envoyer les notes pertinentes des réunions au chef des affaires juridiques et au chef de la direction financière et de la gestion du risque
  • Assurer la liaison avec l’assistant de l’équipe Titres de créance pour coordonner la disponibilité et le calendrier des comités de New York
  • Veiller à la gestion et à la conservation des documents relatifs à l’approbation des transactions (p. ex., co-investissements syndiqués ou occasions de capital-risque)
  • Mettre à jour la plateforme de base de données interne en y ajoutant les documents finaux ou de nouveaux placements lorsqu’ils sont financés
  • Mettre à jour les listes d’alerte (p. ex., Moody’s, S&P et Fitch) pour les nouveaux placements ou les cessions

Ce dont vous aurez besoin

  • Expérience dans un poste similaire, de préférence dans un environnement financier ou professionnel
  • Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive) et intérêt et capacité à apprendre et à s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils
  • Excellentes compétences en communications en français et en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Excellent esprit d’équipe et grande flexibilité pour répondre en temps opportun et de manière positive aux demandes inattendues ou urgentes
  • Compétences en communication, assurance pour interagir avec des collègues de tous les niveaux et capacité à représenter les hauts dirigeants de manière professionnelle
  • Aptitude à traiter avec précision un nombre important d’informations détaillées et souci du détail se manifestant par l’utilisation d’approches et d’outils spécifiques pour vérifier les résultats
  • Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de jugement
  • Sens aigu des affaires et compréhension des objectifs et des échéanciers du groupe; capacité à soutenir les chefs d’équipe
  • Capacité à naviguer dans un environnement au rythme rapide en démontrant un haut niveau de proactivité, d’agilité et de responsabilité afin de respecter les délais
  • Excellente capacité à établir des priorités et à mener à bien un large éventail de responsabilités et de tâches concurrentes pour soutenir la direction
  • Aptitude à travailler en équipe dans un environnement collaboratif en faisant preuve de maturité, de communication proactive, de compétences relationnelles et de résilience
  • Capacité à développer et à entretenir un vaste réseau

Investissements PSP offre un programme de rémunération globale et d’avantages sociaux compétitif qui vise à attirer et à retenir les employés clés, à récompenser les performances et à renforcer les stratégies et les priorités de l’entreprise. Au-delà du salaire et de la rémunération au rendement, notre programme comprend :

  • Régime de retraite concurrentiel à cotisations déterminées
  • Régime complet d’assurance collective (avec couverture dès le premier jour)
  • Journées de vacances disponibles dès le premier jour
  • Accès illimité aux services de santé virtuels pour vous et votre famille
  • Politique généreuse et inclusive de congés payés pour raisons familiales
  • Investissement dans le développement de carrière

Chez PSP, notre objectif est d’offrir un milieu de travail inclusif où la diversité est un atout et où chacun se sent valorisé, en sécurité, respecté et apte à se développer. Conformément à l’engagement de notre direction, nous encourageons fortement tous les candidats(es) qualifiés(es) à poser leur candidature et veillons à offrir une expérience inclusive et accessible à tous. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour une partie quelconque du processus de recrutement, veuillez nous en faire part.

Ce poste est situé dans nos bureaux de Montréal.

Visitez notre page LinkedIn.

English Version

Senior Administrative Assistant, Private Investment and Enterprise Risk

Job ref. : R1979

About us

We’re one of Canada’s largest pension investment managers, with CAD$204.5 billion of net assets. We invest funds for the pension plans of the federal public service, the Canadian Forces, the Royal Canadian Mounted Police and the Reserve Force. Headquartered in Ottawa, PSP Investments has its principal business office in Montréal and offices in New York, London and Hong Kong.

Capturing and leading complex global investments requires us to work as one to seize valuable opportunities, in close collaboration with some of the world’s top companies. At PSP, you’ll join a team of motivated and engaged professionals, dedicated to propelling our organization further than ever before.

Experience the edge

At PSP, we encourage our employees to grow, forge powerful relationships, contribute and fuel inspired investment launchpads. We create an environment that fosters collaboration and allows us to think beyond, in an interconnected way. We advocate for our employees to speak-up, learn, experiment, share, and be part of an inclusive work environment where diversity is embraced. (click here)

Do you have what it takes to  spot the edge?

We’re seeking a Senior Administrative Assistant , reporting to the Managing Director and Head of Private Investment and Enterprise Risk, to be an active member of the team, supporting our senior leaders and initiatives by collaborating with internal colleagues and external contacts. At PSP, we embrace people that are eager to learn, ideate, and innovate: people who strive for excellence, challenge the status quo and seek alternative perspectives.

About your role

As a Senior Administrative Assistant , you’ll:

General

  • Support Team head and coordinate all activities according to priorities such as agenda and calendar management, day to day operations coordination and communications with various stakeholders
  • Act as primary contact for external communications, this includes external organizations, coordination for speaking engagements, submissions, industry knowledge sharing and building on and increasing external reach
  • Implement and maintain reminder system for Board calendar, procedures and policies amongst other key documents
  • Proactively suggest ways to increase efficiencies and better use support tools (shared drives, collaboration tools, vacation calendars etc.)
  • Plan and coordinate internal and external meetings (emerging risks working group, peer meetings, committees, etc.)
  • Prepare documents and material for meetings
  • Act as main point for compliance with corporate requirements such as minimum holiday requirements and compliance processes
  • Assist in planning of travels, training or conferences and associated expenses
  • Ensure quality and consistency in documents for senior management committees and Board: assist in proofreading and formatting of Board documents (e.g. pre-trade or our sections of EMR)
  • Create and format memos and PowerPoints while maintaining library of core documents

Private Investments

  • Collect all finalized rating reviews, post-trade and Financial Institutions documents from team and prepare Risk Investment Committee (”RIC”) consent agenda, coordinating with Chief Financial and Risk Officer’s executive assistant for RIC consent and rating changes
  • Gather and send applicable meetings notes to Chief Legal and Chief Financial and Risk Officers
  • Liaise with the Credit Investment team’s assistant to coordinate availability and timing for New York Committees
  • Ensure document management and retention for all deal approbation for documents (e.g. syndicated co-investments or VC opportunities)
  • Update internal database platform with finalized documents or add new investments when funded Update alert lists (e.g. Moody’s, S&P, Fitch) for new investments or disposals

What you’ll need

  • Experience in a similar position, preferably in a financial or professional environment
  • Advanced knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive) and the interest and capacity to learn and adapt to new technologies and tools
  • Excellent communications skills both written and spoken in English and French
  • Excellent team approach and high degree of flexibility to respond in a timely and positive manner to unexpected or urgent requests
  • Effective communicator and confident to interact with colleagues of all levels and ability to represent Senior Leaders in a professional manner
  • Aptitude for processing amounts of detailed information with great accuracy and attention to detail by using specific approaches and tools for checking outputs
  • Ability to handle sensitive and confidential information with the highest level of professionalism, discretion and good judgement
  • Demonstrates sound business acumen and understanding of group objectives and timeframes, ability to support team leaders
  • Capable of navigating in a fast-paced environment by displaying a high level of proactiveness, agility and accountability in meeting deadlines
  • Excellent ability to prioritize and multitask a wide range of concurrent responsibilities and tasks to support management
  • Aptitude for working in collaborative team environments with a focus on maturity, proactive communication, relationship building skills and resiliency
  • Ability to build and maintain a robust network

At PSP Investments, we offer a competitive total reward and benefits package that is designed to attract and retain key employees, reward performance and reinforce the business strategies and priorities. Beyond salary and incentive pay eligibility, your package includes:

  • Competitive matching defined contribution pension plan
  • Comprehensive group insurance plan (with coverage from day one)
  • Vacation days available on day one
  • Unlimited access to virtual healthcare services for you and your family
  • Generous and inclusive paid family leave policy for all caregivers
  • Investment in career development

At PSP, our goal is to provide an inclusive workplace where we leverage diversity and where everyone feels valued, safe, respected and empowered to grow. As part of our leadership commitment, we strongly encourage applications from all qualified applicants and strive to offer an inclusive and accessible candidate experience. If you require any accommodation for any part of the recruitment process, please let us know.

This position is located at our Montreal offices.

Visit us on LinkedIn.

 

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

.



Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Partagez cet emploi!

Les employeurs qui recrutent
  • ZSA
  • PFD Avocats
  • CHRISTIN CHEVROLET BUICK GMC
  • Gowling WLG
  • Société québécoise des infrastructures
  • Gestolex S.E.C.
  • Le Groupe Forget
  • La Presse
  • Novea Recrutement inc.
  • Desjardins
  • Cardio Plein Air
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Espace Physio Forme Inc
  • Fasken
  • Collège Inter-Dec
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.