Adjoint(e) administratif(-tive) à la sous-ministre adjointe

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Location: Quebec Quebec City CA

Ministère des Transports
Québec
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Faire carrière au ministère des Transports, 

vous y avez pensé?

Les défis à relever au ministère des Transports sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 7 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 5 400 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

Vous avez envie d’action? De travailler au sein d’une équipe dynamique? De participer à améliorer la qualité de vie des Québécoises et des Québécois? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports!

En choisissant LE sous-ministériat à la performance organisationnelle du ministère (SMPO) comme employeur, vous avez rendez-vous avec un sous-ministériat qui…

  • est amené à collaborer dans le cadre de divers comités, dossiers stratégiques et plans d’action à portée horizontale et dont les mandats sont transversaux;
  • est au cœur de l’intégration et du développement de la culture de la performance et de l’amélioration continue au Ministère;
  • soutient la gouvernance du Ministère en agissant notamment comme expert-conseil auprès de la haute direction et des autres unités administratives en ce qui a trait à la planification stratégique, à la gestion intégrée des risques, à l’évaluation et à la révision de programmes, à l’optimisation des processus ainsi qu’à la gestion des plaintes et des réclamations;
  • soutient l’organisation dans la gestion des ressources humaines, étant donné l’importance du capital humain dans la performance d’une organisation;
  • recherche toujours de nouvelles façons de se démarquer et de s’améliorer;
  • a comme mandat d’améliorer le service à la clientèle du Ministère.

Vous avez rendez-vous avec…

  • une équipe dynamique et rigoureuse qui compte trois personnes;
  • une gestionnaire près de son personnel, qui communique et reconnaît son apport;
  • un environnement de travail stimulant;
  • des défis qui vous permettent de savoir que vos talents et vos efforts vous mèneront plus loin.

Attributions

Adjointe administrative ou adjoint administratif à la sous-ministre adjointe (40 h)

Un poste à pourvoir au 700, boulevard René-Lévesque Est, 28e étage, à Québec.

En raison du contexte actuel, ce poste est présentement en télétravail.

  • Assister la sous-ministre adjointe et les adjointes exécutives en collaborant à la gestion des affaires courantes, en exécutant différents mandats à caractère administratif et en procédant à des suivis ou à des vérifications.
  • Analyser les demandes entrantes et sortantes, déterminer les actions appropriées pour y donner suite, juger de la priorité, régler les volets administratifs avant de soumettre la demande à la sous-ministre adjointe ou aux adjointes exécutives.
  • Organiser, tenir à jour et assurer le suivi de différents dossiers, notamment dans le système de gestion de la correspondance ministérielle via une plateforme ministérielle et un suivi électronique de tâches à mettre à jour en continu. Faire les rappels nécessaires afin que les échéances fixées soient respectées et veiller à informer les adjointes exécutives de tout retard potentiel.
  • Procéder à la révision de tous les documents sortant du Bureau de la sous-ministre adjointe (BSMA) en conformité avec les règlements, les normes, les directives et les procédures en vigueur au Ministère et avec les normes de rédaction de la langue française. Effectuer les vérifications et le contrôle de qualité nécessaires et vérifier la cohérence des dossiers pour signature de la sous-ministre adjointe, et ce, dans le respect des politiques et des procédures (p. ex. : mise en page et bon gabarit).
  • Gérer l’agenda de la sous-ministre adjointe en fonction des priorités, en assurant la logistique au regard des rencontres qu’elle doit tenir ou auxquelles elle doit participer (convocations, vérification des disponibilités, réservations de salles et de matériel, préparation de l’ordre du jour et des dossiers).
  • Appuyer les adjointes exécutives du BSMA en recueillant des données (p. ex. : reddition de comptes), en élaborant des documents de présentation et en préparant des projets de lettres, de notes de service et de courriels ainsi que les documents requis pour la tenue des rencontres.
  • Assurer l’administration des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles du BSMA et des unités relevant du SMPO, et coordonner la gestion de l’enveloppe de ressources allouées.
  • Coordonner le fonctionnement administratif entre le BSMA et les Directions générales afin d’assurer que l’organisation du travail soit optimale et que les pratiques et directives soient conformes aux standards de l’organisation.
  • Assurer un bon service à la clientèle en fournissant les informations disponibles ainsi qu’en analysant et en traitant, selon leur nature, les demandes générales adressées par courriel, courrier et téléphone. Recueillir, auprès du demandeur, toutes les informations utiles pour bien cerner le besoin, analyser et synthétiser les renseignements utiles, déterminer les actions à prendre, et donner suite à la demande ou la transmettre aux personnes concernées.
  • Assurer la gestion documentaire électronique du BSMA.

Qualités recherchées

La personne recherchée est avenante, reconnue dans son milieu comme étant facilitatrice et dotée d’un excellent sens des communications tant à l’oral qu’à l’écrit. Elle doit être proactive et organisée dans un contexte où les demandes arrivent simultanément de plusieurs demandeurs, afin d’assurer la gestion des priorités et des échéanciers. Elle est habile avec les outils informatiques, a une facilité d’apprentissage, et fait preuve d’initiative et de rigueur dans l’accomplissement de ses tâches. Elle possède de bonnes habiletés relationnelles et sait faire preuve de jugement et de discrétion dans ses interventions. La personne recherchée doit posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite et maîtriser l’environnement Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, etc.).

Conditions d’admission

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives, un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Une personne est également admissible si elle est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

Un poste régulier est offert pour les personnes qui sont inscrites dans les banques de candidatures gouvernementales. Le poste est aussi offert comme contrat occasionnel pouvant mener à un emploi régulier à la suite de la réussite d’un processus de qualification.

Période d’inscription

Pour soumettre votre candidature, transmettez-nous votre curriculum vitae via le formulaire de Secrétaire-inc avant le 24 septembre 2021 et en inscrivant le numéro de l’offre (26410DP0850-7788105) dans l’objet.

 

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