Adjoint(e) administratif(-tive)/juridique

À titre d’adjointe juridique, vous vous rapporterez au vice-président affaires juridiques et secrétaire corporatif. Vous serez appelée à jouer un rôle important dans la gestion administrative du service des affaires juridiques, du conseil d’administration et du traitement des dossiers de litiges.

Les avantages :

• Télétravail à 100% l’été puis formule hybride à partir de l’automne;
• Assurance collective;
• REER employeur cotise à hauteur de 4%;
• 10 journées personnelles par année;
• 3 semaines de vacances;
• Bureau fermé du 24 décembre au 2 janvier, au frais de l’employeur.

Principales responsabilités :

Adjointe juridique

• Réaliser des activités de secrétariat et tâches administratives diverses principalement pour la viceprésidence mais également pour les membres de l’équipe d’avocats; 
• En collaboration avec l’avocat au dossier, préparer, transmettre et produire les procédures et divers documents requis dans le cadre des litiges entendus devant les tribunaux ou les arbitres;
• Faire les suivis auprès des huissiers, des sténographes et du personnel de la Cour ou des organismes d’arbitrage. 

Secrétariat corporatif 

• Transmettre les avis de convocation et les documents pour les réunions du CA et des comités du CA; 
• Faire le suivi de l’agenda global du CA, de même que des présences et absences aux réunions et aux comités du CA; 
• Assister aux réunions régulières ou extraordinaires du CA et de ses comités pour prendre les minutes et préparer les projets de procès-verbaux et comptes-rendus; 
• Organiser les réunions, qu’elles soient au bureau, téléphoniques ou par visioconférence;
• Utiliser SharePoint et le système Idside (CA sans papiers); Préparer et transmettre toute information ou documentation requise par le secrétaire corporatif; 
• Procéder au classement de la documentation relative au CA et au comités du CA; 
• Rédiger les projets de correspondances officielles et, après validation, les transmettre avec la documentation nécessaire; 
• Faire le suivi et répondre aux demandes de nature administrative du président et des administrateurs, en lien avec les réunions du CA et des comités du CA; 
• Effectuer toute autre tâche connexe. 

Profil recherché : 

• Détenir un diplôme d’études professionnelles dans une discipline appropriée et 3 à 5 années d’expérience pertinente;
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office; 
• Avoir l’esprit d’initiative et faire preuve d’autonomie; 
• Savoir définir les priorités et être organisé; 
• Faire preuve de rigueur professionnelle et de minutie; 
• Maîtriser la communication orale et écrite; 
• Faire preuve de discrétion; 
• Démontrer une connaissance de la langue anglaise de niveau intermédiaire (un atout).

Personnalité recherchée :

• Savoir définir les priorités et être organisé; 
• Faire preuve de rigueur professionnelle et de minutie; 
• Faire preuve de discrétion.

Veuillez soumettre votre candidature via Secrétaire-inc dès maintenant ou envoyez votre CV à ccanicchio@groupevelanmedia.com.