Adjoint(e) de direction / Executive Assistant

Fiera Capital https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/07/Fiera-Capital-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Fiera Capital
Montréal
À plein temps

Code d’emploi: 930
Horaire: Temps plein
Type d’emploi: Permanent

Avec plus de 172,9 milliards de dollars d’actifs sous gestion au 31 mars 2021, Fiera Capital, une société indépendante, est l’un des principaux gestionnaires de placements au Canada. Nous proposons des solutions multi-actifs personnalisées dans l’ensemble des catégories d’actifs des marchés publics et privés à des investisseurs institutionnels, des intermédiaires financiers et des clients de gestion privée en Amérique du Nord, en Europe et sur les marchés clés d’Asie. Nous nous efforçons d’être à l’avant-garde de la science de la gestion de placements et nous sommes passionnés par la création d’une richesse durable pour nos clients. Fiera Capital est reconnue pour ses employés talentueux. Nos équipes collaborent et cherchent à tirer parti des offres les plus innovantes et les plus diversifiées de l’industrie mondiale pour élaborer des stratégies qui répondent aux besoins de tous nos clients, où qu’ils se trouvent.

Pourquoi joindre Fiera Capital:

  • Inclusion et diversité en milieu de travail
  • Opportunités de développement
  • Culture entrepreneuriale, leader dans son industrie, avec une mission bien définie
  • Conditions de travail flexibles, rémunération et avantages sociaux compétitifs
  • Approche collaborative, culture favorisant l’innovation et l’intégrité
  • Une organisation ambitieuse qui vise l’excellence

Ce que nous recherchons:

Nous sommes à la recherche d’une ressource clé pour atteindre les objectifs de notre vice-président exécutif, chef des affaires juridiques et secrétaire général, Gabriel Castiglio. Le candidat retenu aura plusieurs responsabilités en matière de gestion administrative, de soutien, de coordination des opérations quotidiennes et de communication générale. Le rôle consiste également à apporter une solide contribution à l’efficacité technologique de l’équipe juridique. Ce poste clé requiert une personne proactive, polyvalente et dotée d’un grand sens des responsabilités et de l’initiative. Tenue à une confidentialité absolue, cette personne de confiance devra comprendre rapidement les besoins des entreprises et s’adapter à des contextes variés impliquant diverses parties prenantes. Si vous êtes ambitieux et souhaitez travailler avec un gestionnaire reconnu pour son impact sur ses équipes et ses collègues, ce poste est idéal pour vous !

Vos responsabilités :

  • Fournir un soutien administratif et opérationnel de qualité selon les priorités données ;
  • Filtrer, rédiger et coordonner les communications entrantes et sortantes de Gabriel Castiglio et agir comme son principal contact ;
  • Aider à l’organisation et à la révision des factures des prestataires de services juridiques externes et au suivi du budget ;
  • Aider à la préparation et à la révision de la correspondance et d’autres documents juridiques ;
  • Mettre en place et maintenir un système de rappel pour les dossiers juridiques (tâches, mesures à prendre, suivis) ;
  • Organiser et maintenir le système de classement / base de données juridique pour les accords et autres dossiers juridiques ;
  • Coordonner la création de documents (Word, PPT), de présentations et de rapports (Excel) en fonction des besoins de l’entreprise ;
  • Agir en tant que personne de confiance et coordonner toutes les activités nécessaires pour répondre aux exigences des priorités en cours, y compris la gestion de l’agenda ;
  • Coordonner les réunions stratégiques et les réunions d’affaires, rédiger des rapports et tenir à jour les ordres du jour et les priorités ;
  • Contribuer à l’efficacité des livrables en coordonnant toute la logistique et en proposant des façons novatrices d’utiliser la technologie de soutien administratif (SharePoint, Share Drive, outils de collaboration et autres).

Exigences requises pour réussir dans ce rôle:

  • 7 à 10 ans d’expérience préalable dans un cabinet d’avocats ;
  • Compétences en matière de réseautage et sens aigu du tact et de la diplomatie tout en assurant une prestation de services de qualité ;
  • Être très autonome et faire preuve d’une grande capacité d’initiative et d’un sens aigu de la polyvalence ;
  • Fort sens des responsabilités et fierté du travail bien fait ;
  • Excellente capacité à comprendre les enjeux, à résoudre les problèmes et à faire preuve d’une grande adaptabilité ;
  • Un sens aigu des affaires et la capacité de travailler dans un environnement multitâche au rythme rapide ;
  • D’excellentes aptitudes à la communication, un haut niveau de discipline professionnelle et une réputation de diplomatie ;
  • Des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps et une capacité soutenue à hiérarchiser le travail et à prendre des décisions éclairées ;
  • Maîtrise des outils de communication de la suite Microsoft Office et des outils technologiques de soutien administratif ; et
  • Parfaitement bilingue en français et anglais, à l’oral comme à l’écrit.

L’utilisation du masculin a pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.

Fiera Capital souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Notre personnel constitue notre atout le plus précieux et notre objectif est de créer un environnement inclusif et équitable où chacun peut atteindre son réel potentiel.

Fiera Capital souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et ne traite aucun employé ou candidat de manière discriminatoire en raison de sa race, de sa couleur, de son sexe, de son âge, de son origine, de sa religion, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son statut d’ancien combattant, de son handicap, de ses données génétiques ou de son appartenance à tout autre groupe protégé au niveau fédéral, régional ou local.

Fiera Capital ne tolérera aucune forme de discrimination ou de harcèlement.

Toutes les décisions touchant le personnel, notamment en matière d’embauche ou de promotion, seront fondées sur le mérite, les compétences, le rendement et les besoins de l’entreprise. Nous sommes heureux de recevoir des candidatures de personnes qualifiées issues de divers milieux.

Les candidats sélectionnés pour un entretien seront informés que des accommodements sont disponibles sur demande. Si un candidat sélectionné demande un accommodement, Fiera Capital le consultera et prendra, ou fera en sorte que soient prises, des mesures d’adaptation appropriées d’une manière qui tienne compte des besoins du candidat en matière d’accessibilité en raison de son handicap.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l’égard d’une carrière au sein de Fiera Capital. Nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue.

English Version

Job ID#: 930
ScheduleFull-time
Employment TypePermanent

With over 172,9 billion in assets under management as of March 31 2021, Fiera Capital, an independent firm, is one of Canada’s leading investment managers. We deliver customized multi-asset solutions across public and private market asset classes to institutional, financial intermediary and private wealth clients across North America, Europe and key markets in Asia. We strive to be at the forefront of investment-management science, and we are passionate about creating sustainable wealth for clients. Fiera Capital is recognized for our talented people. Our teams collaborate and seek to draw on the global industry’s most innovative and diverse offerings to craft strategies that meet the needs of any client, anywhere they are located.

Why join Fiera Capital:

  • Inclusive workplace and diverse background of employees
  • Growth and development opportunities
  • Entrepreneurial industry-leading company with a purposeful mission
  • Flexible work arrangements, competitive compensation and benefits
  • Collaborative approach, innovative and culture of integrity
  • Ambitious organization who strives for excellence

What we are looking for:

We are looking for a key person to achieve the objectives of our Executive Vice President, Chief Legal Officer and Corporate Secretary, Gabriel Castiglio. The successful candidate will have several responsibilities, including administrative management, support, day-to-day operations coordination, and general communications. The role also involves significantly contributing to the technological efficiency of the Legal team. This key position requires a proactive, multi-tasking individual with a strong sense of responsibility and initiative. Bound by absolute confidentiality, this trustworthy person will have to understand business needs quickly and adapt to various contexts involving diverse stakeholders. If you are ambitious and want to work with a manager renowned for his impact on his teams and colleagues, this position is ideal for you!

Your responsibilities:

  • Provide high-quality administrative and operational support according to specified priorities;
  • Screen, write, and coordinate Gabriel Castiglio’s inbound and outbound communications and act as his primary contact;
  • Assist in the organization and review of invoices from external legal service providers and budget monitoring;
  • Assist in the preparation and review of correspondence and other legal documents;
  • Implement and maintain a reminder system for legal files (tasks, measures to be taken, follow-ups);
  • Organize and maintain the filing system / legal database for agreements and other legal files;
  • Coordinate the creation of documents (Word, PPT), presentations, and reports (Excel) according to business needs;
  • Act as a trusted support person and coordinate all activities required to meet the demands of ongoing priorities, including agenda management;
  • Coordinate strategic meetings and business meetings, write reports, and keep agendas and priorities up to date; and,
  • Contribute to the efficiency of deliverables by coordinating all logistics and by proposing innovative ways to use administrative support technology (SharePoint, Share Drive, collaboration tools, and others).

Must have requirements to be successful in this role:

  • 7-10 years of prior experience in a law firm;
  • Networking skills and a strong sense of tact and diplomacy while ensuring quality service delivery;
  • Being highly autonomous and possessing considerable initiative, as well as a keen sense of versatility;
  • Strong sense of responsibility and pride in a job well done;
  • Excellent ability to understand issues, problem-solve, and be highly adaptable;
  • Strong business acumen and ability to work in a fast-paced, multi-tasking environment;
  • Excellent communication skills, a high level of professional discipline, and a reputation for being diplomatic;
  • Exceptional organizational and time-management skills and a sustained ability to prioritize work and make informed decisions;
  • Mastery of the Microsoft Office Suite of communication tools and of technological tools for administrative support;
  • Perfectly bilingual in French and English, orally and in writing.

The use of masculine is for the sole purpose of lightening the text and refers to both women and men.

Fiera Capital subscribes to the principle of employment equity. Our staff are our most valuable asset and our goal is to create an inclusive and equitable environment where everyone can reach their true potential.
We are an Equal Opportunity Employer and do not discriminate against any employee or applicant for employment because of race, color, sex, age, national origin, religion, sexual orientation, gender identity, status as a veteran, and basis of disability, genetic information, or any other federal, state or local protected class. Fiera Capital will not tolerate any form of discrimination or harassment.

All staffing decisions, including hiring and promotion decisions, will be based on merit, skills, performance and business needs. We are pleased to receive applications from qualified individuals from a variety of backgrounds. Job applicants who are individually selected for an interview will be notified that accommodations are available upon request. If a selected participant requests accommodation, Fiera Capital shall consult with the applicant and provide, or arrange for the provision of, a suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability.

We thank all applicants for their interest in a career with Fiera Capital. We will only communicate with those selected for an interview.

 

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