Adjoint(e) exécutif(-ive) – Gouvernance et affaires juridiques

Location: Montréal

EXO
Montréal
À plein temps

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Transporter les gens avec efficacité et convivialité est notre raison d’être.

Nous avons à cœur d’offrir à tous nos clients, qu’ils soient des utilisateurs réguliers, occasionnels, à mobilité réduite ou encore en visite dans la région métropolitaine, des déplacements quotidiens qui soient simples, rapides et fiables, tout en étant intégrés et agréables. Nous cherchons constamment à améliorer nos façons de faire, dans les plus petits gestes du quotidien comme dans l’observation des meilleures pratiques à l’échelle mondiale. En tout temps, notre objectif demeure le même : offrir un service de transport collectif exemplaire qui contribue à la qualité de vie de nos clients.

Résolument tourné vers l’avenir et l’innovation, exo a vu le jour en juin 2017 dans la foulée de la transformation des transports collectifs dans la grande région métropolitaine de Montréal et aspire à créer un environnement qui inspire ses gens à donner le meilleur d’eux-mêmes, à innover et travailler ensemble, pour la même équipe, au même but commun. Si des défis de taille au sein d’une organisation dynamique et d’un milieu en pleine mutation vous intéressent… Ne cherchez pas plus loin !

Adjoint(e) exécutif(ive) – Gouvernance et affaires juridiques

Sous la direction du secrétaire général et directeur exécutif – Gouvernance et affaires juridiques, vous assurez le soutien de secrétariat et d’administration pour le directeur exécutif en tant qu’adjoint(e) principal(e). Vous collaborez également avec les adjointes administratives de l’équipe pour assurer la permanence des services administratifs au sein de l’unité.

Responsabilités principales

  • Agir comme personne-ressource pour son unité administrative en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers en cours;
  • Assurer le suivi des rencontres du secrétaire général et directeur exécutif et lui offrir un soutien actif au quotidien, en effectuant les suivis nécessaires;
  • Organiser les réunions et assurer la coordination des invitations pour les rencontres (gestion de l’agenda, des déplacements et de la durée des rencontres);
  • Être responsable de la préparation des salles, notamment de la mise en place des repas et rafraichissements, le cas échéant, lorsque les rencontres sont convoquées par le secrétaire général;
  • Assister dans la rédaction de la correspondance et supporter les avocats dans les suivis quant aux dossiers de gouvernance et de droit corporatif;
  • Assister dans l’organisation et la préparation de la tenue de comités corporatifs, incluant la documentation;
  • Coordonner le processus de sous-délégations dans le système SAP;
  • Supporter l’équipe du secrétariat corporatif auprès des administrateurs du RTM pour diverses raisons (présences aux réunions, remboursement de frais de déplacement, etc.);
  • Constituer le point de contact principal pour les administrateurs;
  • Assurer la préparation, la présentation et l’uniformisation des documents, en assurant le contrôle de la qualité du français et des normes officielles du RTM et en effectuer l’envoi par courrier, par télécopieur, par courriel, selon le cas;
  • Rédiger la correspondance, les notes de service et les différents rapports et préparer les formulaires ou chiffriers pour différents suivis;
  • Effectuer ou faire faire les reproductions de documents pour l’unité;
  • Répondre aux urgences téléphoniques et assurer la retransmission aux membres concernés de son unité;
  • Classer les documents de son unité en considération du système général du RTM;
  • Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités de l’unité : matériel de bureau, formulaires, équipement informatique, mobilier, etc.;
  • Planifier avec les membres désignés de son unité le suivi administratif des dossiers (objectifs de l’équipe, budgets annuels, DBS (demandes de biens et services), réception de service, suivi de contrat, attestations de paiement, etc.) afin de respecter les délais requis dans la remise de ces documents;
  • Collaborer avec les membres de son unité à la conception de présentations sur PowerPoint dans le but d’exposer les projets en cours;
  • Responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation).

La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.

Exigences normales du poste

Scolarité
Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent.

Expérience
Minimum de 6 années d’expérience pertinente, dont un minimum de 2 années dans le domaine juridique.

Compétences et aptitudes

  • Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et connaissance des règles de traitement des correspondances;
  • Excellentes aptitudes en communication, pour le service à la clientèle et pour les relations interpersonnelles;
  • Excellentes aptitudes et habiletés interpersonnelles développées;
  • Sens aigu de l’organisation, initiative, débrouillardise, autonomie, rigueur et discrétion;
  • Intérêt à travailler en équipe et à répondre aux situations urgentes;
  • Habileté à gérer les priorités et son temps avec efficacité;
  • Posséder des aptitudes à travailler dans un environnement de changement;
  • Faire preuve de discernement et de diplomatie;
  • Posséder une connaissance du système SAP, un atout;
  • Excellent français écrit, le bilinguisme, un atout.

Conditions de travail

Période d’emploi et horaire
Emploi régulier à temps plein, soit, 37,5 heures par semaine.

Lieu
Siège social, 700 De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal (Québec) H3B 5M2

Travailler chez exo, c’est évoluer dans une organisation :

  • Où tes réalisations contribuent de façon directe et tangible à préparer l’avenir du transport collectif;
  • Où règne un esprit collégial : les avis de chacun sont entendus, les dirigeants sont accessibles, les dialogues authentiques sont encouragés, la prise de décision se fait en équipe;
  • Où tes idées et ton audace sont valorisées;
  • Où tu peux ajouter de nouvelles cordes à ton arc en te développant de façon transversale pour devenir un professionnel complet et accompli.

Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature en cliquant sur postuler.

Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d’exo, applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d’une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouvert à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible.

Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l’analyse des candidatures seront contactées.

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