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Adjoint(e) exécutif(ive)

Groupe Paquette
Laval
À plein temps

A. Sommaire des responsabilités

Sous la supervision du Président, l’adjointe exécutive lui fournit un support administratif et opérationnel. Son objectif est d’assurer la gestion, la coordination et la structure qui relient les départements de l’estimation, des achats et des opérations.

 

B. Principales tâches reliées au poste :

Tâches administratives et opérationnelles

  • Gestion et coordination de l’agenda du président.
  • Implanter et structurer le site de dépôt de documents pour l’estimation, les achats et les opérations et les documents contractuels.
  • Implanter un système d’archivage électronique des documents contractuels et opérationnels.
  • Gérer les appels téléphoniques et les correspondances du président.
  • Gestion et coordination de la documentation des départements de l’estimation et des achats.
  • Coordination et liaison complète des différents documents liés aux contrats :
  • Produire les documents de début de projet et transmettre au client
  • Ouverture des dossiers des nouveaux projets projet
  • Produire les dénonciations des nouveaux projets aux clients et à la caution
  • Suivi des obligations contractuelles, assurance chantier, CCQ, CSST, etc.
  • Fournir le Programme de SST au client et assurer la distribution au chantier
  • Gestion et coordination complète des directives par projet :
  • Mise-à-jour des budgets par projet.

 

Formation académique requise

  • DEP ou DEC en secrétariat/bureautique (ou l’équivalent).

 

Expérience requise

  • Minimum de cinq ans d’expérience dans un poste similaire.
  • Expérience dans un environnement de gestion de projets ou d’estimation.

 

Compétences et requises

  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office.
  • Excellente qualité rédactionnelle.

 

Compétences ou expériences souhaitées (atouts)

  • Expérience dans le secteur de la construction.

 

Aptitudes et comportements recherchés

  • Précision, rigueur et souci du détail.
  • Sens de l’organisation développé et démontré.
  • Résistance au stress et aux contraintes de temps.
  • Sens des priorités et respect des échéanciers.
  • Bonne capacité de communication, bon sens des relations interpersonnelles.
  • Courtoisie et discrétion.

Étiqueté sous : adjointe, adjoint, exécutif, exécutive, groupe paquette, mécanique du bâtiment, CCQ, CSST, SST

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