Adjoint(e) juridique de direction/ Executive Legal Assistant

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Location: Quebec Montreal CA

Clyde & Co
Montréal
À plein temps

English Version Follows

À Propos de Clyde & Co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu’aux clients internationaux des services juridiques régionaux d’avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d’assurance et de défense en matière d’assurance, de résolutions de différends et d’arbitrage, de fraude, d’antitrust et d’enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d’actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d’un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l’inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d’un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

Aperçu du rôle dans son ensemble

L’adjoint(e) juridique de direction relève directement d’un associé sénior. Dans le cadre de ses fonctions, cette personne gèrera l’ensemble des aspects administratifs liés à la pratique de l’associé, y compris la facturation, la facturation électronique, l’ouverture de dossiers et la vérification de conflits d’intérêts, la production de rapports, la communication avec les clients, la coordination avec les responsables des dossiers et les avocat(e)s tout en s’assurant que les tâches sont réalisées conformément aux Accords sur les niveaux de services (ANS) négociés avec les clients.

Horaire de travail: temps plein; heures relativement flexibles (9 à 5, 8 à 4, etc.); le travail à distance combiné avec une présence sur place au bureau chaque semaine serait acceptable.

Poste de soutien (admissible au temps supplémentaire); temps supplémentaire occasionnel seulement.

Responsabilités principales

  • Offrir un niveau de soutien administratif de haut calibre à un associé sénior qui gère un grand volume de dossiers juridiques en litige;
  • Gérer l’agenda, les appels, les courriels et la correspondance de l’associé;
  • Créer, classer (physiquement et électroniquement), suivre et organiser les dossiers;
  • Vérifier s’il existe des conflits d’intérêts lors de l’ouverture d’un nouveau dossier, conformément aux procédures internes;
  • Veiller à ce que toutes les communications avec les clients soient conformes auxANS;
  • Organiser et coordonner les réunions entre l’associé et ses clients;
  • Organiser les voyages d’affaires et les rencontres de l’associé; prendre les dispositions nécessaires;
  • Préparer les présentations PowerPoint en vue des allocutions et des séminaires présentés à l’industrie et à d’autres organisations;
  • Maintenir un registre des conférences données par l’associé et de celles auxquelles il a participé afin de faciliter la mise à jour de son dossier virtuel sur le site Web du Barreau du Québec;
  • Transcrire des mémorandums, des lettres et des rapports;
  • Préparer les allocations de dépenses;
  • Saisir des données dans divers systèmes pour la facturation, l’entrée de temps, etc.;
  • Gérer la distribution des projets de facture aux avocat(e)s qui travaillent dans les dossiers;
  • Réviser et corriger les projets de facture afin de s’assurer que les entrées de temps sont conformes aux instructions particulières de chacun des clients (formulation, facturation en bloc, etc.);
  • Offrir une assistance sur les bonnes pratiques en ce qui a trait aux entrées de temps (formulation, facturation en bloc) aux responsables des dossiers, aux autres adjoint(e)s et aux étudiant(e)s;
  • Classer les factures électroniques et les numérisations de projets de facture dans les dossiers appropriés;
  • Envoyer les factures aux clients;
  • Effectuer un suivi des comptes clients, des factures en litige sur les différentes plateformes de facturation électronique et des approbations, des réductions et des contestations de réductions, etc.;
  • Fournir une assistance aux responsables du crédit et du recouvrement du cabinet et travailler en étroite collaboration avec eux;
  • Créer et mettre à jour des tableaux qui répertorient les frais de défense et ceux des fournisseurs tiers;
  • Réclamer des paiements auprès des assureurs et effectuer les paiements aux fournisseurs tiers;
  • Générer des bordereaux, des tableaux et des rapports trimestriels aux clients;
  • Mettre à jour les calendriers et en sauvegarder des copies (sous forme de tableaux), généralement à l’aide du logiciel Excel;
  • Effectuer le suivi des délais de présentation de rapports avec l’équipe d’avocat(e)s;
  • Fournir une assistance/un soutien supplémentaire aux avocat(e)s ou aux adjoint(e)s, au besoin;
  • S’occuper d’autres tâches pertinentes à ce rôle, selon l’émergence de nouveaux besoins d’affaires.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme en secrétariat, un DEC en bureautique jumelé à une spécialisation en droit/litige ou toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente et équivalente;
  • 7 à 10 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique ou administratif/ve comprenant des responsabilités liées à la facturation et à la facturation électronique;
  • Être bilingue (anglais et français) tant à l’oral qu’à l’écrit; faire preuve d’excellentes aptitudes en communication en anglais (communication avec des clients européens de langue anglaise) et posséder une grammaire impeccable dans au moins l’une des deux langues (français ou en anglais);
  • Avoir une connaissance intermédiaire ou avancée des logiciels Word, Excel, Outlook et autres logiciels de bureau;
  • Aptitude à apprendre à travailler avec des nouveaux systèmes et de devenir efficace assez rapidement;
  • Être doté(e) d’une bonne aptitude à gérer la pression et le stress inhérents au travail;
  • Le professionnalisme, la confidentialité, le tact et la discrétion constituent des attributs requis pour ce rôle;
  • Capacité marquée à fournir un soutien quotidien hautement efficace à un associé sénior;
  • Rigueur, souci du détail et sens aigu de l’organisation;
  • Orientation client, esprit d’équipe et excellentes aptitudes interpersonnelles;
  • Souplesse, dynamisme et habileté à gérer un grand nombre de dossiers;
  • Démontrer une rapidité d’apprentissage, de la proactivité et un grand sens de l’initiative;
  • Connaître le litige, la terminologie juridique et le droit de l’assurance représentent des atouts certains.

Ce qui précède décrit le poste tel qu’il se présente à l’heure actuelle. La firme se réserve le droit de l’amender de façon raisonnable conformément à l’évolution de ses besoins d’affaires.

Clyde & Co a transité vers un environnement de travail virtuel pour la majorité de ses avocats et de son équipe de services administratifs, et ce en raison de l’éclosion mondiale de Covid-19. Cette précaution a été prise pour aider à protéger nos employés, nos clients et nos communautés. Il est donc fort probable que ce poste débute en mode virtuel pendant que le cabinet continue à évaluer la situation.

Si cette perspective de carrière vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation en postulant directement à cette annonce. Merci!

English Message

A Few Words about Clyde & Co

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co’s global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the Role

The Executive Legal Assistant will work under the direct supervision of a Senior Equity Partner. In this role, he or she will manage the overall administrative aspects of the Partner’s law practice, including billing and E-billing, file opening and conflict checks, producing reports, communicating with clients, coordinating with casehandlers and lawyers all the while ensuring that the work is performed according to the Service Level Agreements (S.L.A.) which have been negotiated with clients.

Work schedule: full-time; relatively flexible hours (9 to 5, 8 to 4, etc.); working remotely combined with some weekly presence on site at the office would be acceptable.

Non-exempt (overtime eligible); occasional overtime only.

Primary Responsibilities

  • Providing executive level administrative support to a Senior Equity Partner with a high volume law practice in litigation;
  • Managing the Partner’s agenda, phone calls, emails and correspondence;
  • Creating, filing (both paper and electronic), tracking and organizing case files;
  • Looking for conflicts of interest when opening a new case file in accordance with the internal procedures;
  • Ensuring every communication with clients is handled according to S.L.A’s.;
  • Organizing and coordinating meetings between the Partner and his clients;
  • Organizing business travel for Partner, arranging meetings and making necessary arrangements;
  • Power Point preparation of seminars and speeches given to the market and other organizations;
  • Keeping a record of conferences given by the Partner or those in which he participates, in order to facilitate updates on the Quebec Bar website;
  • Transcribing memos, letters and reports;
  • Preparing expense accounts;
  • Entering data in multiple systems for billing, time entries, etc.;
  • Managing distribution of draft invoices to the lawyers involved in the case files;
  • Reviewing and correcting draft invoices to ensure proper time entries (wording, block billing etc) according to each client’s specific instructions;
  • Providing guidance on proper time entry methods (wording, block billing) to casehandlers, other assistants and students;
  • Sorting electronic invoices and digitized draft invoices in the appropriate case files;
  • Sending invoices to clients;
  • Following-up on accounts receivables and litigation invoices on different E-billing platforms and follow-up re: approvals and reductions / contesting reductions, etc.;
  • Providing assistance to and working closely with the Firm’s Credit & Collections Officers;
  • Putting together defence costs and third party providers tables and keeping them up to date;
  • Claiming payments from insurers and organizing payment to third party providers;
  • Generating quarterly bordereaux, tables and excel reports to clients;
  • Updating and backing up schedules (tables), generally using Excel;
  • Following-up on reporting deadlines with the team of lawyers;
  • Providing additional support/guidance to the lawyers and/or assistants as needed;
  • Carrying out other relevant tasks in line with new emerging business needs within the scope of this role.

Qualifications Required

  • A diploma in secretarial studies, DEC in office automation with legal specialization or other equivalent combination of education and experience;
  • 7 to 10 years of experience as a legal or administrative assistant with responsibilities in billing and E-billing;
  • Bilingualism required, i.e. written and spoken fluency in both French and English, with strong communication skills in English (English-speaking European clients); impeccable grammar is essential in at least one of the 2 languages in Montreal, i.e. French/English;
  • Intermediate or advanced knowledge of Word, Excel, Outlook and other office software;
  • Ability to learn new systems and become efficient fairly rapidly;
  • Good aptitude for coping with work-related pressure and stress;
  • Professionalism, confidentiality, tact and discretion are required attributes in this role;
  • Marked ability to provide highly efficient support to a Senior Equity Partner on a daily basis;
  • Rigor, attention to detail and strong organizational skills;
  • Client-oriented focus; team spirit and excellent interpersonal skills;
  • Adaptable, energetic and able to manage a large number of files;
  • Quick learner, proactive and a strong sense of initiative;
  • Some knowledge of litigation, legal terminology and familiarity with insurance law would be definite assets.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

Clyde & Co shifted to virtual work for the majority of our lawyers and business services team with the global outbreak of Covid-19. This precaution was taken to help protect our people, clients and communities. It is likely that this role will start virtually while the firm continues to evaluate the situation.

If you are interested in this position, please apply to this position and attach a cover letter accompanied by your CV to your application. Many thanks!

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