Adjoint(e) (Poste permanent à temps partiel)

Fondation de l’Hôpital du Sacré-Coeur de Montréal https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/09/Fondation-de-l’Hôpital-du-Sacré-Coeur-de-Montréal-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Fondation de l’Hôpital du Sacré-Coeur de Montréal
Montréal
À temps partiel
  • J 09, AM
  • Prend fin le : 21 Sep. 2021

    La mission de la Fondation est de contribuer financièrement aux objectifs de l’Hôpital du Sacré-Cœur-de-Montréal et de l’Hôpital en santé mentale Albert-Prévost par une présence soutenue auprès des leaders économiques et sociaux de la communauté.

    Par ses activités auprès des membres des directions d’entreprises, des structures gouvernementales ainsi que de l’ensemble de la population résidant dans le bassin de desserte des deux hôpitaux, la Fondation contribue au financement des projets stratégiques et de développement de Sacré-Cœur et Albert-Prévost.

    3 jours/ semaine avec possibilité de 4 jours en période d’activités accrues

    Fonctions

    Relevant de la Direction des dons majeurs et planifiés de la Fondation, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif et le secrétariat des programmes relevant de cette direction de même que ceux de la direction principale, marketing et communication. 

    Tâches et responsabilités

    Soutien administratif à la directrice, dons majeurs et planifiés et à l’équipe de la directrice principale, marketing et communications 

    • Finalise et envoie des lettres et divers documents, coordonne des réunions, donne du support technique dans la préparation de documents et/ou de présentations, ouvre et met à jour des dossiers (copie et numérisation), entre des données et prépare des requêtes dans Prodon ;
    • Effectue le suivi de la correspondance dans les dossiers de dons majeurs et de dons planifiés.

    Réception 

    • Veille à la réception, en raison d’un jour semaine, lorsque la réceptionniste de la Fondation n’est pas sur place ;
    • Accueil les visiteurs ;
    • Ouvre et distribue le courrier ;
    • Prend les dons par téléphone et terminal pour cartes de crédit / débit ;
    • Procède à des envois par messagerie.

    Fidélisation des donateurs

    • Prépare et réalise des envois aux nouveaux donateurs, aux donateurs changeants de niveaux de dons et aux donateurs ayant cumulés un nombre important d’années de don (prépare des listes, étiquettes, certificats, fusion de lettres…) ;
    • Procède à des envois postaux ; 
    • Fait l’inventaire de documents en lien avec la fidélisation ;
    • Participe aux suivis de certaines de demandes de donateurs ;
    • Gère le dossier de la carte de Noël (gestion des listes d’envoi, suivi auprès des divers membres de l’équipe, impression des étiquettes et de l’envoi postal) ;
    • Gère le dossier des anniversaires des donateurs (gestion de la liste d’envois, inventaire des cartes, impression du message, envoi postal) ;
    • Participe aux suivis des nouveaux donateurs « en ligne » (courriel de bienvenue + sondage);
    •  Crée des tâches dans Prodon, en lien avec la politique de reconnaissance annuelle des donateurs.

    Assemblée annuelle d’information – Rapport annuel –conférences-donateurs

    • Procède aux requêtes des listes des donateurs en lien avec l’envoi du rapport annuel et les invitations aux conférences et à l’Assemblée annuelle d’information de la Fondation (AAI) ;
    • Gère les listes d’envoi du rapport annuel ;
    • Fait les impressions des lettres et prépare les envois postaux ;
    • Donne son appui à l’organisation de l’AAI et des conférences ;
    • Fait le suivi des présences et les relances aux conférences et à l’AAI de la Fondation.

    Reconnaissance des donateurs

    • Apporte du soutien administratif dans la préparation de plaque de reconnaissance ;
    • Fixe des rendez-vous dans le cadre de la rédaction de témoignages ;
    • Effectue le suivi des invitations à des activités-bénéfice de la Fondation.

    Activités en lien avec certains grands donateurs

    • Apporte du soutien administratif dans le cadre de l’organisation de concerts ou autres activités ;
    • Apporte du soutien dans le cadre de levées de fonds organisées à la demande de donateurs ;
    • Participe à l’organisation des réunions du comité de l’art et prépare des documents en lien avec ce comité.

    Marketing relationnel

    • En collaboration avec la commis de soutien administratif, apporte du soutien aux opérations de télémarketing : 
    • Réceptionne les listes quotidiennes, les enregistre au répertoire et prépare les listes globales ;
    • Valide la liste des dons obtenus en ligne ;
    • Envoie des courriels aux promesses de dons ;
    • Donne suite aux commentaires recueillis lors des appels.
    • En collaboration avec la commis de soutien administratif, apporte du soutien aux opérations des publipostages saisonniers :
    • Préparation et envoi de documents personnalisés.

    Développement

    • Donne un soutien administratif dans le cadre de certaines activités et programmes tels que la journée de la Fondation, loteries et partenariats.

    Profil et compétences 

    Formation :

    • Formation collégiale ou technique en bureautique, technique administrative ou équivalant;
    • 5 à 10 années d’expérience professionnelle pertinente.

    Formation technique :

    • Suite Office : excellente maîtrise;
    • Connaissance de ProDon : un atout supplémentaire.

    Aptitudes recherchées :

    • Agilité, grande capacité de priorisation et sens de l’urgence ;
    • Rigueur, discrétion, dynamisme et débrouillardise ;
    • Esprit collaborateur ;
    • Sens aigu du service à la clientèle et de courtoisie;
    • Excellent français parlé et écrit;
    • Très bon anglais parlé et écrit.

    Conditions de travail :

    • Poste permanent de 21 heures/semaine (possibilité de 28 heures/semaine en période d’activités accrues) ; 
    • Salaire à discuter selon expérience ;
    • Programmes d’assurance collective et de contribution au REER de l’employé.
    • Environnement de travail agréable
    • Télé-travail
    • Stationnement gratuit
    • Plusieurs avantages et flexibilités
    • Participations aux événements de la Fondation

    Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature via le formulaire de Secrétaire-inc avant le 24 septembre 2021.

    Seules les personnes dont les candidatures retenues seront contactées

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