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Adjoint(e)s administratif(ve)s juridique – litige (3 postes)

Gowling WLG
Montréal
À plein temps

Au sujet de GOWLING WLG

Chez Gowling WLG, notre engagement envers l’excellence et la qualité du service commence par nos gens. À titre de cabinet juridique international dont les bureaux se situent au Canada, au Royaume-Uni, en Europe, au Moyen-Orient et en Asie, nous sommes fiers de recruter et de retenir les meilleurs talents pour la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel grâce à leur dynamisme, leur passion et leur dévouement.

La diversité nous tient à cœur et en plus de la favoriser, nous la célébrons, nous la promouvons, et elle permet à tous de s’épanouir. Afin de créer un milieu de travail stimulant et enrichissant, nous cherchons à attirer dans nos rangs des personnes talentueuses riches d’expériences et de cultures diversifiées. Notre mission? Faire en sorte que chacun de nos membres puisse atteindre son plein potentiel, ainsi que ses objectifs personnels et professionnels.

La satisfaction des employés est cruciale pour nous. Nous travaillons fort pour veiller à ce que nos équipes soient motivées, mobilisées et bien outillées. Notre groupe diversifié de professionnels juridiques, d’étudiants en droit, de stagiaires, de parajuristes, d’adjoints administratifs juridiques et de personnel administratif œuvre comme une seule et même équipe. Chaque membre qui la constitue est également apprécié et valorisé pour ses contributions individuelles.

Description :

L’adjoint(e) administratif(ve) juridique effectue diverses tâches administratives juridiques, de nature confidentielle et dont il assume la responsabilité pour un ou plusieurs professionnels ou pour un service particulier.  Le titulaire de ce poste reçoit un peu d’orientation et de direction; certaines des tâches sont effectuées de façon autonome.

Principales responsabilités :

  • Organiser la charge de travail et en assurer l’exécution rapide par l’entremise du bureau du professionnel, notamment en mettant en place des mesures de suivi, au besoin.
  • Préparer :
    • des documents juridiques selon les précédents généraux ou selon les directives du professionnel, tout en n’ayant que peu ou pas de directives du  professionnel;
    • les lettres, notes de service, etc. de nature confidentielle, lesquelles peuvent être rédigées de façon autonome puis présentées au superviseur pour vérification ou peuvent être dictées ou transcrites à partir de notes sur papier;
  • Agir à titre d’agent de liaison entre le professionnel et une variété de personnes, groupes, clients internes et externes à tous les niveaux.
  • S’occuper de la correspondance courante qui ne requiert pas l’attention du professionnel et y répondre.
  • Gérer le système ou la banque de données de rappel ou le calendrier pour veiller à ce que les dates de tombée soient respectées.
  • Préparer des rapports spéciaux, tâche qui peut comprendre la collecte et le résumé de données.
  • Faire preuve d’initiative et de jugement afin d’alléger les tâches administratives du professionnel.
  • Créer, surveiller et maintenir les dossiers clients pour assurer une bonne gestion des dossiers et un bon service à la clientèle.
  • Coordonner les tâches administratives, p. ex.: la comptabilité; l’ouverture et la fermeture de dossiers; les entrées d’heures; la facturation, etc.
  • Effectuer toute autre tâche au besoin.

Qualifications :

Connaissances, compétences et aptitudes requises :

  • Aptitude à la communication efficace avec les autres membres du cabinet, combinée avec la capacité de répondre aux besoins des clients de façon professionnelle et courtoise.
  • Habileté à faire preuve de discrétion dans le traitement d’information confidentielle.
  • Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe.
  • Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais.
  • Capacité à prioriser et à redéfinir les priorités au besoin.
  • Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle.
  • Connaissance de la suite Microsoft Office.
  • Le bilinguisme (français/anglais).

Formation :

  • Diplôme d’adjoint administratif juridique.

Expérience :

  • Plus de huit (8) années d’expérience à titre d’adjoint administratif juridique.

Procédure de soumission de candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre curriculum vitae en cliquant sur postuler, en prenant soin d’indiquer le titre du poste dans la ligne objet du message.

Gowling WLG est fière de soutenir l’égalité en milieu de travail. Nous nous engageons à offrir l’égalité d’accès à l’emploi à tous sans égard à leur race ou appartenance à un groupe ethnique, à leur religion, à leurs croyances, à leur sexe ou orientation sexuelle, à leur âge, à leur état civil, à leur handicap, ou à leur identité de genre. Nous encourageons un milieu inclusif et accessible, qui favorise l’égalité des chances.

Si vous avez un handicap, une limitation de vos capacités ou avez des besoins spéciaux qui nécessitent une attention particulière à tout moment lors du processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part.

Nous vous remercions de votre candidature, mais veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés pour un entretien.

 

About GOWLING WLG

At Gowling WLG, our dedication to excellence and quality service begins with our people. As a global law firm with offices across Canada, the U.K., Europe, the Middle East and Asia, we pride ourselves on sourcing and retaining top talent who bring energy, passion and commitment to the delivery of outstanding client service.

When it comes to diversity, we not only accept it — we celebrate it, support it and thrive on it. To create an engaging and rewarding place to work, we seek to attract talented people from a diverse range of backgrounds and cultures. Our aim is to help everyone reach their full potential and achieve their personal and professional goals.

Employee satisfaction is important to us. We work hard to ensure that our people are motivated, engaged and empowered. Our diverse group of legal professionals, law students, law clerks/paralegals, legal administrative assistants and business support staff work together as a team, and are respected and valued for their individual contributions.

Profile:

Performs full legal administrative work of a responsible and confidential nature for one or more professionals or to a specific department.  This position receives some direction or guidance; most tasks and objectives are accomplished independently.

Responsibilities:

  • Organize and expedite the flow of work through the Professional’s office, initiating follow-up action.
  • Prepare:
    • legal documents with little or no direction according to general precedents or instructions from Professional
    • letters, memos, etc. of a confidential nature, which may be drafted independently for review by supervisor or may be prepared from dictation or hard copy;
  • Liaise between the Professional’s various internal and external individuals, groups, and clients at all levels.
  • Forward or respond to routine correspondence not requiring the Professional’s attention.
  • Manage the bring forward or diary system/database to ensure important dates/deadlines are met.
  • Prepare special reports, which may include gathering, analyzing and summarizing data.
  • Exercise initiative and judgment to relieve Professional of administrative detail.
  • Create, monitor and maintain client files for better file management and client service.
  • Coordinate administrative tasks e.g.: accounting; opening and closing files; docketing; billing; etc.
  • Perform any other duties as required.

Qualifications:

Required knowledge, skills and abilities:

  • Ability to communicate effectively with other Firm members, with the aptitude to take care of clients’ needs in a professional and courteous manner.
  • Ability to use discretion when dealing with confidential information.
  • Capacity to work independently, as well as in a team environment.
  • Produce a high quality and quantity of work product, occasionally under tight timelines.
  • Able to prioritize and to redefine priorities when necessary.
  • Handle stress in a business-like manner.
  • Knowledge of Microsoft Office Suite.
  • Bilingualism (French/English).

Education:

  • Legal assistant certificate/diploma

Experience:

  • Eight (8) years’ experience as a Legal administrative assistant

Application details:

If you are interested in this opportunity, please send your resume, including the job title in the subject line.

Gowling WLG is proud to be an equal opportunity workplace. We are committed to offering equal employment opportunities regardless of race or racial group, religion or belief, sex, sexual orientation, age, marital status, disability or gender identity. We foster an inclusive, equitable and accessible environment.

If you have a disability or special need that requires accommodation at any time during the recruitment process, please let us know.

While we appreciate all applications received, only those candidates selected for an interview will be contacted.

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